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[길잡이 4호] “혜경씨~ 편지병합 할줄 알아요?”

초보자도 쉽게 따라 할 수 있는 “단계별 편지병합 마법사”

지난 4월 오튜에 갓 입사해서 기업ASP서비스에 대한 업무들을 배우고, 오튜의 콘텐츠 구성에 대해서 한참 살펴보고 있을 때였습니다. 오프라인 교육쪽을 담당하고 계시는 황팀장님이 갑자기 교육이 몰려서 많이 바쁘신 바람에 업무도 배울 겸 “팀장님~ 제가 뭐 도와드릴 일이 없을까요?”라고 여쭤봤습니다. “

음…괜찮은데…그럼…혹시…혜경씨~ 워드에서 편지병합 사용할 줄 알아요?“라고 하시는데, 순간 너무 당황해서 대답을 못했습니다. 차마 ‘아뇨, 처음 듣는데요’라는 말을 할 수가 없었거든요. 그래서 제가 한 말은, “잠시만요~”였습니다.
바로 오튜 직원을 위한 기업ASP서비스 학습사이트로 들어가서 교육과정 체계도를 열었습니다.

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[워드]–>[2007버전]–>[기본(Basic)과정]–>[워드 2007을 활용한 전문가 수준의 문서 손쉽게 만들기]
해당 강좌를 클릭해서 세부페이지를 확인한 다음, 쭉 내려서 커리큘럼을 확인했습니다.
편지병합,편지병합,편지병합…찾았다!

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커리큘럼에 편지병합이 있는 것을 확인하고 옆에 시간을 보니 <18:10>라고 표시되어 있었습니다.
그렇게 2분가량의 시간이 지난 후, 황팀장님을 바라보고 방긋 웃으며 “20분 후에 할 수 있어요!”라고 말씀드렸다는 ㅋㅋ

20분 후, 전 진짜 편지병합을 사용할 줄 알게 되었지만 황팀장님은 이미 작업을 마치셨더군요^^;
“황팀장님~ 다음엔 저 꼭 시켜보세요!”라고 하며 아쉬움을 달랬었는데, 오늘은 그 20분간 수강한 편지병합을 여러분께 설명드릴까합니다~

편지병합은 강좌에서 소개된 대로 ‘초대장’과 같이 기본 내용은 똑같은데, 대상이나 일련번호 등이 각각 들어가는 여러장의 문서를 만들 때 활용됩니다. 황팀장님은 수료증을 출력할 때 사용하고 계시구요^^
우선 모든 문서에 똑같이 적용되는 부분을 만듭니다.

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해당문서에서 각 페이지마다 다르게 설정 되어져야 할 부분인 수신인/ 주소/ 본문 안의 수신인 이름/ 구입한 제품 등은 빈 칸으로 둔채로 리본메뉴의 [편지병합] – [편지병합 시작] – [단계별 편지 병합 마법사]를 선택합니다.
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그러면 창의 오른쪽에 [편지병합] 창이 나타난 것을 확인 할 수가 있는데요, 총 6단계에 걸쳐 편지병합을 진행합니다.

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우선 1~3단계!

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1단계 : 문서종류 선택 –> 2단계 : 시작 문서 선택 –> 3단계 : 받는 사람 선택

3단계, 받는 사람 선택에서는 여러분이 가지고 계시는 엑셀/워드/엑세스 중 어떤 형태라도 활용가능합니다. 아무래도 주로 엑셀을 쓰실텐데요, 아래와 같은 순서로 진행을 하시면 됩니다.
원하는 파일을 열어서 테이블을 선택한 후, 데이터를 확인!
사용자 삽입 이미지4단계 : 편지 작성

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편지에 받는 사람 정보(이름, 주소 등)가 들어갈 부분에 클릭을 한 후 마법사에서 “기타항목”을 클릭하면 “병합필드 삽입”이라는 대화창이 나타납니다. 3단계에서 연결해 놓은 엑셀 데이타의 필드가 보이게 되고, 그 중에 원하는 정보를 삽입하면 편지에 입력되는 것을 확인 할 수 있습니다.

5단계 : 편지미리 보기

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모든 항목을 삽입한 후 5단계, 미리보기로 이동하면 보시는 것처럼 해당 정보들이 입력된 것을 확인 할 수 있습니다.

6단계 : 편지병합 완료

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완료 후 각각을 개별편집 할 수가 있는데요, 개별편집을 선택하면 위 화면 왼쪽 하단에 표시된 것처럼 초대장 페이지가 91페이지 생성된 것을 알 수 있습니다. 각각의 편집이 필요하다면 해당 페이지에서 수정하면 됩니다.

이렇게 91페이지에 달하는 초대장을 각각복사하고 붙이는 작업을 거치지 않고 간단하게 워드의 편지 병합이라는 기능을 활용하여 작성해 보았습니다. 1~6단계 하나라도 빠질 수 없는 부분이기 때문에 다소 길게 설명을 드렸는데요, 아시죠?
오피스프로그램은 한 번 써보면 그 다음 부터는 아주아주 간편하다는 거^^
여러분들도 지금 엑셀을 실행시켜서 임의의 데이터를 입력한 후 편지병합 기능을 직접 경험해 보시는 건 어떨까요?

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