카페에서 주간회의를… 네번째 이야기 (화면 공유편)

오피스튜터가 사무실을 구름(Cloud)위로 올리고 난 후 벌써 4주가 되어갑니다. 사실 사무실을 정리하기 이전부터 스마트워크를 실시하고 있었기 때문에 새롭게 업무 환경이 변화한 것에 대한 느낌보다는 주간 회의 장소가 삼청동으로 바뀐 것이 변화라면 변화라 할 수 있는데요.

오늘은 지난주에 권팀장과 1:1을 가졌던 삼청동의 코코브루니가 회의를 하기에 최적의 장소란 생각이 들어서 이 곳에서 다시 미팅을 하기로 정했습니다.  (1:1 미팅 후기는 http://officetutor365.com/one-on-one-meeting/ 를 참고하세요.) 아울러 이 곳 인터넷 속도도 빨라서 Lync의 화면 공유 기능을 이용해 좀 더 원활하게 주간 회의를 진행할 수 있을 것 같았습니다. 이 부분은 후반부에 소개해 드리겠습니다.

전철로 삼청동에 오실 경우에는 3호선 안국역과 경복궁역 두 곳에서 걸어오시거나 마을버스를 이용하시면 되는데요 저는 그냥 3호선 안국역 1번 출구에 내려서 걸어오는 방법을 선택했습니다.

골목길을 지나다 보니 오늘은 날씨가 맑아서 그런지 좌판도 보이더군요. 칼로만 그림을 그리시는 분이 자신의 그림을 열심히 설명하고 계십니다.

코코브루니는 정독도서관과 경복궁 사잇길에 있습니다. 안국역에서 5분정도 걸어 올라오다보면 정독도서관 입구 사거리에 다다르게 됩니다.

그 다음 경복궁쪽으로 좌회전하셔서 걸어오시면 국립현대미술관 서울관 맞은편에 위치하고 있습니다. 서울관은 현재 완공은 다 되었고 11월쯤 개관 예정이라고 합니다. 개관이 되면 코코브루니도 더 많은 사람들로 북적이게 될 것 같습니다. 그때쯤이면 아쉽지만 다른 미팅 장소를 물색해야 할 것 같네요.

현대미술관 서울관 바로 맞은 편에 코코브루니가 있습니다.

미리 와서 업무도 볼 겸 1시간 먼저 도착을 해서 3층에 자리를 잡았습니다. 마침 제가 원했던 테이블이 비어있네요.

테이블 옆 창가 너머로는 국립민속박물관이 보입니다.

미팅 시간이 되어 4명 모두 착석한 가운데 이제 회의를 시작합니다. 테이블도 널직하고 옆과 뒤에 콘센트도 넉넉하게 있어서 저희처럼 노트북으로 회의를 해야하는 경우 최적의 환경을 제공해 주고 있습니다.

이 곳은 각층마다 Wi-Fi도 별도로 설치되어 있어서 인터넷 접속도 원활합니다. 비밀번호는 영수증 하단에 기재되어 있습니다.

인터넷이 빠른 관계로 그동안 Outlook 공유 일정과 CRM, SharePoint를 각자 띄워서 보던 것을 Office 365의 Lync 모임 기능을 이용해서 자신의 화면을 상대방의 화면에 뿌리기로 했습니다. 이렇게 되면 각자의 모니터에 발표자의 화면이 보여지기 때문에 회의실이 아닌 환경 즉, 빔 프로젝터가 없어도 원활하게 회의를 진행할 수 있게 됩니다.

아래 사진처럼 미리 보냈던 주간회의 초대장을 아웃룩에서 연 다음 바로 [모임] 탭의 [Lync 모임 참가] 단추를 눌러서 Office 365 서비스에 온라인 모임방을 개설하였습니다.

참석자들을 이제 생성된 “Lync 모임 참가” 하이퍼링크만 누르면 바로 화상회의를 시작할 수 있습니다.

팀원들이 한 명씩 속속 접속을 해서 온라인 모임에 들어오고 있습니다.

가장 먼저 권은정 팀장이 자신의 화면을 공유하여 설명을 합니다. 제 모니터에 아래 처럼 화면이 실시간으로 들어옵니다.

화면 상단의 [제어권 요청]을 누르고 상대방이 수락을 하게 되면 제가 권팀장의 노트북을 제어할 수도 있으므로, 만약 팀 원간 원격으로 근무 도중 이상이 있을 경우 컴퓨터의 문제를 봐 줄 수도 있으며 오피스 문서를 대신 편집할 수도 있습니다. 물론 원격 1:1 교육도 가능하겠죠. Lync는 얼핏 보면 단순한 메신저 같지만 이렇게 다자간 화상회의부터 원격 제어까지 다양한 부가 가능을 제공하고 있습니다.

이렇게 4명이 차례 차례 지난주, 이번주에 대한 업무 일정을 공유하고 오늘도 성공적으로 주간 회의를 마무리 하였습니다.

회의 마친 시간까지 빈 자리도 넉넉하여 회의를 마무리하고 옆 창가로 옮겨서 좀 더 여유로운 대화도 나누다가 오늘의 만남을 마무리 했습니다.

아래에 약도 올려드립니다. 꼭 저희처럼 일하러 오지 않더라고 경복궁이나 삼청동 오실 분들 있으시면 한번 들려보시길 추천합니다. 오늘도 후기 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

코코브루니 (종로구 소격동 86)