날아오는 메일 어떻게 관리할까요? – mail

아침에 출근해서 컴퓨터를 켜면 제일 먼저 실행하는 프로그램은 무엇일까?
나의 출근 후 풍경을 살펴보면
젤 먼저 아웃룩을 실행하고, PDA폰을 연결하고, 마지막으로 프랭클린 플래너를 펼쳐놓는다. 아웃룩이 메일 받고 있는 동안 나는 잠시 짬을 내어 커피를 한잔 타온다.

아침 회의를 들어가기 전 또는 아침회의가 끝난 후에 메일에 대한 분류 작업을 한다.

1. 
   
   [받은 편지함] 또는 [즐겨 찾기] 폴더에 있는 [읽지 않은 메일의 목록을 살펴본다.
   
   
2. 
   
   메일 목록 중 처리해야 하는 우선 순위별로 플래그를 설정한다. (메일 오른쪽에 있는 깃발 모양)
   
   

   

   
   
3. 
   
   이때 메일 목록의 제목 또는 읽기 창 화면을 통해서 작업의 우선순위를 결정한다.
   
   
4. 
   
   메일의 목록 중 일정으로 등록하고 싶은 메일은 메일 제목을 끝어다 [일정] 폴더에 갖다 놓으면 새로운 일정화면이 나온다. 일정 내용에 메일 내용이 자동 삽입된다.
   
   

   

   
   
5. 
   
   [정크 메일] 폴더를 살펴본 후 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [정크 메일 폴더 비우기]를 선택한다. 혹, [받은 편지함]에 정크 메일이 있는 경우는 마우스 오른쪽 단추를 눌러 [수신거부]를 설정해놓는다.
   
   
6. 
   
   간단한 메일의 회신이나 전달은 즉시 처리한다.
   
   
7. 
   
   정기구독으로 설정한 메일은 [검색 폴더] 또는 [RSS Feeds] 목록에서 확인할 수 있도록 설정해놓고, 잠시 쉬는 동안 살펴보는 여유를 갖는다.
   
   

   

   
   
8. 
   
   [팁] 지운 편지함 자동 삭제하기 위해 [도구]-[옵션]-[기타] 탭에서 [끝낼 때 지운편지함 삭제하기] 항목을 체크해놓으시면 자동으로 지운편지함 폴더에 있는 필요 없는 파일은 자동삭제할 수 있다.

이상으로 아침마다 날아오는 메일들을 날렵(?)하게 정리하는 방법을 끄적여 봤다.

많은 분들과 다양한 방법으로 커뮤니케이션을 하고 있지만 그중에서 편하게 이용할 수 있는 수단으로 메일을 꼽을 수 있다. 하지만 자칫 수많은 메일의 틈바구니 속에서 내게 정말 필요한 보석 같은 메일은 놓치지 않고 관리할 수 있는 방법으로 Outlook 만큼 좋은 도구도 없을거 같다.

혹, 읽어보시고 별도의 다른 도구를 사용한 ‘나만의 메일 관리 노하우’가 있으신 분들은 댓글 도는 트랙백 걸어주세요.^^;