이메일 에티켓, 실천하고 계시나요?

 좋은 이메일 메시지는 발신자의 생각을 신속하고 분명하고 간결하게 소통할 수 있게 해 준다. 다음은 ‘바보들을 위한 비즈니스 작문법(Business Writing for Dummies)’의 저자인 쉐릴 린드셀-로버트가 제시하는 효과적인 이메일 작성법에 관한 팁이다.

1. 제목을 신문 헤드라인처럼 다룬다

이메일 제목은 읽는 사람의 관심을 빨리 끌 수 있게 만드는 곳이다. 따라서 간결하면서도 자세한 정보를 제시해라. 나쁜 예: “매출 보고서.” 좋은 예: “3분기 매출 7% 증가.” 이메일에 회신할 때, 회신하고자 하는 내용의 알맹이를 제목에 제시한다.

2. 뉴스를 말하듯이 내용을 쓴다.

곧바로 핵심에 들어가라. 읽는 사람에게 가장 중요한 정보를 첫 문단에 넣어라. 읽는 사람이 질문할 것이란 생각이 드는 모든 질문(누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜 그리고 어떻게)에 미리 답해라.

3. 이메일 내용을 간단하게 쓴다.

많은 중역이 화면이 작은 휴대형 기기로 이메일을 읽는다는 점을 명심해라. 화면을 넘어서는 이메일을 쓰지 마라. 사무실 팁: 더 자세한 정보에 대해 의사 소통하려면, 인트라넷 링크를 보내라.

4. 매너를 잊지 마라.

이메일 수신자의 주소를 다시 한번 체크해라. 건강, 직장, 약속 변경 등과 관련된 개인적 메시지는 직접 또는 전화로 전달하는 것이 더 좋다. 모든 일에 이메일을 사용하는 일은 자제한다. 나중에 인쇄되어 나올 때 부끄러워할 그런 내용은 보내지 마라.

아래 내용은 http://blog.joins.com/cosmoyoon 에서 퍼온글입니다.

1. 오프라인에서 실제로 대면할 때와 같은 태도를 가져라

온라인에서 대면하는 경우, 상대방은 실제하는 인간임을 명심해야 한다. 온라인 상의 태도가 오프라인 상의 태도와 180도 다르다면 상대방은 혼란을 일으킬 것이다. 이메일을 보낼 때도 ‘나는 지금 상대방과 대화하고 있는 것’이란 상상훈련을 적용시킬 것.

2. 읽는 사람이 시간을 낭비하지 않도록 글을 축약하라

자신이 쓴 글을 다른 사람이 읽으면서 시간 낭비가 되지 않도록 문장을 정리해서 써야 한다. 제목만 보고도 이메일의 목적을 알아차릴 수 있도록 해야 한다. 스팸메일로 오인 받을 수도 있는 “안녕하세요”라는 제목보다는 “코스모폴리탄의 류성희입니다”라는 제목이 훨씬 낫다.

3. 정중한 문법을 사용하라

이메일 속의 글이 깔끔하고 정중하다면 상대방은 당신의 첫인상도 그럴 것이라고 생각하게 된다. 캐주얼한 글로 상대방에게 친근감을 주는 것도 좋지만 처음 보내는 이메일이라면 반드시 “안녕하십니까?”나 “반갑습니다”와 같은 경어체와 완전한 문장을 사용하도록 노력하라.

4. 이모티콘 사용을 자제하라

‘^_^’나 ‘^^;’ 같은 반갑게 웃는 얼굴이나 쑥스러움을 나타내는 이모티콘은 긴 문장을 쓰지 않고도 단숨에 당신의 감정을 표현할 수 있다는 점에서 매우 용이하다. 그러나 처음 보내는 이메일에서 이런 이모티콘을 사용해선 안된다. 상대방은 당신을 매우 가벼워 보이는 사람으로 오인하게 될 것이다.

[사랑해천사는…]
이모티콘에 대한 사용은 개인과 업무 메일을 구분하여 사용하면 좋을 것 같습니다. 그리고 간단한 이모티콘은 가볍다는 생각보다는 더 친근함을 느낄거라는 생각이 듭니다. 딱딱한 글을 좀 더 부드럽게 유도할 수 있는 역할을 해준다는 생각이 듭니다. 적당한 이모티콘의 사용은 좋다는 생각이 드네요.^^*

5. 온라인 명함을 첨부하라

모든 메일에 서명첨부란이 있다는 사실을 아는가? 이 서명은 비즈니스적으로 당신을 알리는 데 아주 요긴한 팁임을 명심하라.
회사 이름을 먼저 쓰고, 그 아래 직함과 당신의 이름을 쓴 후 회사 전화와 팩스 번호, 그리고 휴대전화 번호를 표기한 온라인 명함을 이메일 끝에 반드시 첨부하라. 이런 온라인 명함은 당신을 사무적으로 굉장히 센스 있는 사람으로 만들어 줄 것이다.

[사랑해천사는…]
온라인 명함 즉 서명은 반드시 강추합니다. 메일 내용 작성시 하단에 서명이 포함될 수 있도록 구성해 놓으면 신뢰감뿐만 아니라 간접 홍보의 효과를 노릴 수 있는 거 같습니다.
아웃룩2007을 사용하시는 분들이라면 자신의 이쁜 사진을 추가하여 온라인 명함을 구성해보시는 것도 좋을 거 같습니다.

사랑해천사가 사용하고 있는 몇 가지 이메일 에티켓(?)에 대한 내용을 추가하면 다음과 같습니다.

1. 메일 제목에 머릿글을 달아준다.

이메일을 사용하면서 메일 제목에 [오피스튜터]. [요청], [공지]. [안내], [참고]와 같은 머릿글을 쓴 후 메일 제목을 요약하여 사용하고 있다.

2. 메일을 발송하기 전에 보내는 사람, 참조, 숨은 참조에 입력할 상대방을 한번 더 생각한다.

새 메일을 발송하는 경우 보내는 사람을 지정하고 참조, 숨은 참조에 추가할 사람을 선택하여 한번에 메일을 발송한다. 받은 메일에 대해서는 회신 또는 전체 회신 여부를 확인하여 메일을 발송한다.

3. 메일 발송하기 전에 다시 한번 제목과 메일 내용을 살펴본다.

메일을 사용하면서 자주 접하는 오류가 직선적인 어법으로 글을 쓰다 보면 오해의 소지가 발생할수 있다. 글이라는 것은 상대방의 기분에 따라서 글을 오해할 수 있는 요소가 있으므로 오해할 수 있는 문제에 대해서는 전화 또는 미팅을 요청하여 이야기를 전달하는게 좋다.

글을 읽으신 분들은 생각하시는 어떠신지요?
혹, 나만의 이메일 에티켓이 있다고 생각하시면 추가적인 댓글 부탁드리겠습니다.^^;