[전대호] Microsoft 365용 Copilot과의 첫 만남- Teams, Copilot Lab

이 영상은 Microsoft 365 Copilot을 처음 접하는 사용자를 위해 Teams와 Copilot Lab활용법을 소개합니다.

Copilot은 LLM기반 AI 채팅 도우미로, 자연어를 통해 명령을 내리고 문서 작성, 프레젠테이션 제작, 이메일 관리 등 다양한 업무를 지원합니다.

특히, 프롬프트 작성 시 목표, 상황, 출처, 기대치를 명확히 설정하는 것이 중요하며, Copilot Lab을 통해 다양한 예시 프롬프트를 활용할 수 있습니다.

Teams내에서는 채팅 요약, 회의 내용 추적, 게시물 작성 지원등 업무 효율성을 높이는 데 기여합니다.

이 영상은 Copilot을 활용하여 업무 생산성을 향상시키고자 하는 사용자에게 유용한 정보를 제공합니다.

1. 코파일럿의 개념과 구성 요소

• 코파일럿은 마이크로소프트의 LLM 기반 AI 채팅 도우미로, 자연어를 통해 명령을 내리고 대화를 나눌 수 있다.
• Microsoft 365 코파일럿은 일상적인 AI이자 직장에서 사용하는 채팅 도우미로, 기본적인 AI 채팅 도우미에 추가 기능이 포함되어 있다.
• 코파일럿의 주요 구성 요소는 LLM(거대 언어 모델), 그라운딩, 상용 데이터 보호, 인터넷 연결이며, Microsoft 365와 연동되어 있다.
• Microsoft 365 코파일럿은 Microsoft Graph, Microsoft 365 앱스, 엔터프라이즈급 데이터 보호 기능을 포함하고 있으며, 추가로 코파일럿 스튜디오를 사용할 수 있다.

2. 코파일럿 프롬프트의 구성과 작성 방법

• 코파일럿 프롬프트는 목표, 상황, 출처, 기대치의 네 가지 요소로 구성된다.
• 목표는 코파일럿에게 요구하는 최종 결과물을, 상황은 해당 요청의 맥락과 배경을 설명한다.
• 출처는 참고할 데이터나 문서를 지정하며, 기대치는 원하는 응답의 형식이나 스타일을 명시한다.
• 효과적인 프롬프트작성을 위해서는 각 요소를 구체적이고 명확하게 설명해야 한다.
• 마이크로소프트 365 코파일럿은 업무용 문서 작업에 특화되어 있어, 일반적인 AI 채팅과는 다소 차이가 있다.

3. 코파일럿 프롬프트 작성과 랩 활용법

• 코파일럿 프롬프트는 자연어로 명령을 내리거나 질문하는 과정으로, 좋은 결과를 얻기 위해서는 명확하고 구체적인 언어 사용이 중요하다.
• 효과적인 프롬프트작성을 위해 목적, 대상, 어조, 형식 등 많은 컨텍스트를 제공하고, 세부 정보나 예시를 포함하는 것이 좋다.
• 기존 문서나 소스를 참조하면 할루시네이션을 줄이고 정확한 자료를 얻을 수 있으며, 특히 Teams에서는 회사 내부 데이터를 활용할 수 있다.
• 코파일럿 랩은 마이크로소프트에서 제공하는 각 제품별 프롬프트예시 사이트로, 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩, Teams등 다양한 제품에 대한 프롬프트를 제공한다.
• 코파일럿 랩은 각 제품의 코파일럿 탭 내 ” 프롬프트보기” 메뉴나 빙 검색을 통해 접근할 수 있으며, 다양한 미리 만들어진 프롬프트를 활용할 수 있다.

3.1. ️ 효과적인 Copilot 프롬프트 작성 가이드

• Copilot의 프롬프트는 자연어로 명령을 내리거나 질문하는 과정이다.
• 각 제품(예: 워드, 파워포인트)에 맞게 프롬프트를 작성하면 더 좋은 문서를 만들 수 있다.
• 메뉴에서 제공되는 기본 프롬프트를 사용하면 더 나은 결과를 얻을 수 있다.
• 프롬프트작성 시 명확하고 구체적인 언어를 사용해야 Copilot이 요청을 정확히 이해하고 답변할 수 있다.
• 문서를 열 때 기본적으로 나오는 메시지를 활용하는 것이 좋다.

3.2. 코파일럿 활용을 위한 컨텍스트 제공의 중요성

• 코파일럿에 가능한 많은 컨텍스트를 제공하는 것이 더 나은 결과를 얻는 핵심이다.
• 프롬프트작성 시 장황하게 쓰는 것이 아니라, 자세하고 명확하게 작성하는 것이 중요하다.
• 목적, 대상, 어조, 형식 등의 정보와 함께 세부 정보나 예시를 적용하면 더욱 정확한 결과를 얻을 수 있다.
• 기존 문서나 소스를 참조하면 할로시네이션을 크게 줄일 수 있으며, 특히 Teams에서는 회사 내부 데이터를 활용할 수 있어 정확성이 높아진다.
• 잘 만들어진 예시를 적용하는 것이 코파일럿 활용의 가장 효과적인 방법 중 하나이다.

3.3. 코파일럿 랩과 프롬프트 활용 안내

• 프롬프트효과적 사용을 위해 프롬프트 지침 및 프롬프트 요소를 검토하는 것이 중요하다.
• 코파일럿 랩에서는 도움말 아이콘과 인포그래픽스 기능을 통해 추가 정보를 얻을 수 있다.
• 코파일럿 랩은 프롬프트보기 및 다양한 기능을 제공하는 별도의 공간이다.
• 코파일럿 랩의 기능과 활용법에 대한 리뷰 후 실제 데모를 통해 이해를 돕는 것이 효과적이다.

3.4. ️ 워드 코파일럿의 기본 기능과 활용법

• 코파일럿 랩은 마이크로소프트에서 제공하는 각 제품별 프롬프트예시 사이트로, 워드, 파워포인트, 엑셀, 아웃룩, 팀즈 등의 프롬프트를 포함한다.
• 워드의 홈탭에 있는 코파일럿 버튼을 누르면 기본 보기가 나오며, 새 문서인 경우 ‘질문하기’, 기존 문서인 경우 ‘요약하기’ 기능도 제공된다.
• ‘질문하기’ 기능을 통해 워드사용에 관한 도움말을 얻을 수 있으며, 예를 들어 “목차 서식을 어떻게 만들면 좋습니까?”와 같은 질문을 할 수 있다.
• 주제 변경 버튼을 누르면 코파일럿이 이전 대화 내용을 초기화하고 새로운 대화를 시작할 수 있다.
• 코파일럿 사용이 익숙하지 않을 때는 ‘기본 질문하기’ 메뉴를 활용하면 도움이 된다.

3.5. 코파일럿 랩 접근 및 활용 방법

• 코파일럿 랩은 각 제품의 코파일럿 탭 내 “프롬프트 보기” 메뉴를 통해 쉽게 접근할 수 있다.
• 미리 만들어진 프롬프트를 활용하거나 “더 많은 프롬프트” 옵션을 통해 다양한 예시 프롬프트를 확인할 수 있다.
• 코파일럿 랩 사이트는 제품 내 링크나 빙 검색을 통해 직접 접속이 가능하며, 더 많은 프롬프트예시를 제공한다.
• 코파일럿 랩 사이트에서는 앱별로 다양한 프롬프트를 확인할 수 있으나, 계정 유형(회사, 프로, 무료)에 따라 이용 가능한 앱의 종류가 다를 수 있다.

4. Teams와 Copilot Lab의 활용

• Teams에서 Copilot은 채팅 요약, 회의 내용 추적, 의사결정 확인 등 다양한 기능을 제공한다.
• Copilot Lab에서는 파워포인트, 워드등 Microsoft 365 앱별 프롬프트 예시를 확인하고 활용할 수 있다.
• Teams채팅에서 Copilot을 사용하여 대화 내용 요약, 톤 변경, 메시지 작성 지원 등이 가능하다.
• 회의 중 또는 회의 후 Copilot을 통해 회의 내용 요약, 주요 논의 사항 확인, 실행 항목 파악 등을 할 수 있다.
• Copilot은 질문에 대한 답변 시 참조한 대화 내용을 함께 제시하여 정보의 출처를 명확히 한다.

4.1. 코파일럿 랩의 기능과 사용법

• 코파일럿 랩은 계정 유형(프로, 무료, 회사)에 따라 접근 가능한 기능이 다르며, 프로 계정은 원노트, 파워포인트, 워드, 아웃룩, 엑셀등 다양한 앱을 사용할 수 있다.
• 사용자는 앱 범주에서 원하는 항목을 선택하여 해당 앱에 특화된 프롬프트 예시를 확인할 수 있으며, 더 세부적인 카테고리(예: 슬라이드 만들기)도 선택 가능하다.
• 코파일럿 랩의 인터페이스는 직관적이어서 사용이 어렵지 않으며, AI 채팅 서비스 버튼, 루프, 각종 앱 아이콘 등이 표시되어 있다.
• 자주 사용하는 프롬프트는 즐겨찾기로 저장할 수 있어, ‘저장된 프롬프트’ 섹션에서 쉽게 접근할 수 있다.

4.2. ️ Teams 채팅에서의 Copilot 활용

• Teams채팅에서 Copilot을 사용하여 대화 내용을 요약하고, 특정 정보를 검색할 수 있다.
• 채팅 내용에 대해 안건 해결 여부, 의사결정 사항, 미결 항목 등을 질문하고 답변을 받을 수 있다.
• Copilot을 통해 메시지의 길이 조절과 톤 변경이 가능하며, 초안 작성에도 도움을 받을 수 있다.
• 특정 기간의 채팅 내용 요약이나 특정 참여자의 발언 내용을 추출할 수 있다.
• 채팅에 포함된 링크에 관련된 질문도 Copilot에게 할 수 있다.

4.3. Teams 회의에서 Copilot 활용하기

• Copilot은 회의 중 또는 회의 후에 회의 내용 요약, 주요 논의 사항 파악, 결정 사항 확인 등에 활용할 수 있다.
• 바쁜 업무로 회의에 늦거나 참석하지 못한 경우, Copilot을 통해 진행된 내용을 빠르게 파악하고 회의를 따라잡을 수 있다.
• 회의 중 Copilot을 활용하여 주요 안건, 참석자들의 발언, 동의 여부, 실행 항목 등 다양한 정보를 실시간으로 확인할 수 있다.
• 회의 후에도 Copilot을 통해 회의 내용을 요약하거나 특정 사안에 대해 질문하여 중요한 정보를 놓치지 않고 확인할 수 있다.
• 녹취록이 있는 예약된 회의의 경우, 저장된 대화 내용을 바탕으로 Copilot에게 연속적인 질문을 통해 회의 내용을 상세히 파악할 수 있다.

4.4. ️ Teams 채팅에서 Copilot 활용하기

• Teams채팅 환경에서 Copilot은 오른쪽 상단의 아이콘을 클릭하여 패널을 열어 사용할 수 있다.
• Copilot은 채팅 내용을 분석하여 특정 주제에 대한 대화를 요약해주며, 참조한 대화 내용의 출처를 표시한다.
• 메시지 입력 시 Copilot 버튼을 눌러 AI의 도움을 받아 메시지를 조정하거나 재작성할 수 있다.
• Copilot은 사용자가 입력한 짧은 메시지를 인식하고, 길이 조정과 톤 변경 등의 옵션을 제공하여 더 적절한 메시지로 변환해준다.
• 실제 사용 예시로, 강의나 책 출판 관련 대화 요약 및 메시지 작성 지원 기능을 확인할 수 있다.

4.5. Teams 회의에서 Copilot 활용하기

• Teams회의에 늦게 참여했을 때 Copilot이 자동으로 회의 요약을 제안한다.
• Copilot에게 “지금까지 된 회의 내용을 요약해 줘”라고 요청하면 진행된 항목들을 요약해준다.
• 특정 안건에 대해 더 자세한 정보가 필요할 경우, Copilot에게 추가 질문을 할 수 있다. (예: “녹음 준비와 관련된 결정 사항이 있는지?”)
• Copilot은 질문에 대해 구체적인 답변을 제공한다. (예: 녹화 전 카메라, 마이크, 화면 공유 등의 기술적 문제 해결 결정)
• 이를 통해 늦게 참여하더라도 회의 내용을 빠르게 파악하고 특정 사항에 대해 질문할 수 있어 업무 효율성이 향상된다.

5. 팀즈에서 코파일럿을 활용한 회의 관리 및 협업 기능

• 코파일럿을 통해 참석하지 못한 회의의 내용을 요약하고 중요 결정 사항을 파악할 수 있다.
• 회의 대화 기록을 바탕으로 코파일럿에게 질문하여 회의 내용을 상세히 분석하고 필요한 정보를 얻을 수 있다.
• 팀즈의 채널에서 게시물 작성 시 코파일럿이 내용을 보완하고 전문적으로 다듬는 데 도움을 준다.
• 게시물에 대한 회신 작성 시에도 코파일럿을 활용하여 내용을 개선할 수 있다.
• 코파일럿은 쉐어포인트나 원드라이브에 저장된 파일을 참조할 수 있어 다양한 문서와 연계하여 사용 가능하다.

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