GTD 워크플로우 Part 2 – 다음 행동이 무엇인가?

안녕하세요. 오피스튜터의 전경수입니다. 지난 시간에는 GTD의 워크플로우 중 첫번째 핵심 질문인 “실행 가능한가?”란 질문에 대해 살펴보았습니다. 지난 시간에 설명 드린 내용은 http://officetutor365.com/gtd-workflow-part1-is-it-actionable/ 에서 살펴보실 수 있습니다. 복습 차원에서 전체 GTD 워크플로우를 다시 한 번 살펴보고 시작하겠습니다.

지난 시간에는 “실행할 수 있는 것인가?”란 질문에서 [아니오]로 답을 했을 때의 처리 방법을 살펴보았습니다. 오늘은 [예]라고 답을 했을 때 그 다음 질문인 “다음 행동이 무엇인가?”에 대해 살펴보겠습니다.

수집함 중 하나인 Outlook의 [받은 편지함]에서 메일 하나를 꺼냈을 때 메일의 내용에서 지시한 사항이 “보고서 작성하기” 였다고 칩시다. 일반적으로 여러분은 해야 할 일을 “보고서 작성하기”라 생각하고 To-Do List에 “보고서 작성하기”라고 작성해 두는 경우가 많을 것입니다.

그렇지만 David Allen은 이렇게 [작업]으로 관리하지 말고 좀 더 구체적인 물리적 행동으로 세분화해서 생각하라고 제안하고 있습니다. 즉 보고서를 작성하기 위해서 해야 할 구체적이고 물리적인 다음 행동이 무엇인지를 좀 더 생각해보고 이를 해결하기 위한 행동으로 “인터넷으로 (구체적 항목) 검색하기” 또는 보고서 작업에 도움을 줄 “이과장에게 전화하기” 라고 분해하여 다음 행동을 구체화해서 기록하라고 하고 있습니다.

그리고 이렇게 구체화된 [다음 행동]들은 @전화, @컴퓨터와 같은 범주로 구분해두거나 @스타벅스,@도서관, @마트와 같이 해당 Next Action을 처리할 장소로 분류해서 보관하라고 제안하고 있습니다.

[다음 행동]이 왜 중요한지 실생활의 사례로 예를 하나 더 들어보겠습니다.

마침 요즘 저희 집의 주방 위에 달린 삼파장 형광등이 나가서 불이 들어오지 않고 있는데요. 대부분 이런 경우 “형광등 갈기” 혹은 “형광등 구입하기” 이렇게 다음 행동을 정의해 두고 장보기 목록에 넣어 두게 됩니다. 그렇지만 막상 마트에 가서 형광등 구입하기란 목록을 보고 기억했더라도 형광등의 모델명을 알아오지 못했다면 어떤 결과가 초래될까요? 크기가 비슷한 여러가지를 살펴보다 포기하고 결국 형광등 갈기는 다음번 마트에 오는 날로 연기가 될 것입니다.

따라서 “형광등 갈기”가 아닌 “형광등 모델 사진 찍어두기”란 다음 행동을 떠올려서 적어두어야만 마트에서 허탕을 치지 않게 되고 귀중한 시간을 낭비하지 않게 됩니다.

이렇듯 실행 정보를 분류하고 처리함에 있어서 다음 행동 (Next Action)을 염두에 두는 것이 중요하다는 것을 느끼셨을 거라 생각합니다. 그렇지만 처음 이 개념을 접했을 때 저도 익숙해지기까지 시간이 걸렸는데요, 아래와 같이

• 결과를 염두에 둔 구체적 행동
• 위임할 상대를 염두에 둔 구체적 행동
• 결과를 생성할 도구를 염두에 둔 구체적 행동
• 결과를 만들 장소를 염두에 둔 구체적 행동

이러한 부분을 염두에 두고 행동을 기록하고 분류를 하는 연습을 하다 보면 어느 순간 자연스럽게 습관이 붙을 거라 생각합니다. 아무튼 이 부분은 추후 Outlook에 적용하는 실습 단계에서 다시 한 번 더 설명을 드리도록 하겠습니다.

그럼 이제 그림 하단의 왼쪽을 살펴보시겠습니다.

만약 [다음 행동]이 두 단계 이상의 여러 개의 행동으로 이루어 진다면, David Allen은 이를 프로젝트로 분류해서 처리하라고 제시하고 있습니다. 즉 GTD는 프로젝트를 관리하는 방법이 아닌 실행 항목을 분류하는 영역에만 포커스를 두고 할 것들(Things)의 처리에 집중하고 있습니다.

만약 수집함에 들어있는 부분이 프로젝트로 분류가 된다면, 일단 프로젝트의 비전, 원칙 등을 설정하는 브레인스토밍 단계와 세부 일정을 계획하는 프로젝트 계획 단계를 밟고 다시 이를 리뷰해서 [다음 행동]을 작성하도록 하고 있습니다. 즉, 여기에서도 실행 처리에 있어서 가장 핵심은 [다음 행동]으로 귀결되는 것을 알 수 있습니다. (프로젝트 비전 설정과 플랜을 어떻게 할 지에 대한 부분은 본 연재 범위를 벗어난 것이므로 추후 별도의 연재로 다루도록 하겠습니다.)

이상으로 오늘은 GTD워크플로우의 첫 부분인 실행 정보 처리에 있어서 가장 핵심 질문인 “다음 행동이 무엇인가?”에 대해 살펴보았습니다. 다음 시간에는 이 [다음 행동]을 “지금 할건가?”, “내가 할건가?”란 기준으로 분류하는 방법을 살펴보겠습니다. 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다. 그럼 즐거운 하루 되세요.

---

[실습과정] Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기 (3기)

제가 강의하는 Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기(3기) 1일 실습 과정이 11/16(토)에 열립니다. 관심있는 분들의 많은 참여를 바랍니다.

• 일시: 2013.11.16(토) 9시30분-5시30분
• 장소: 토즈 강남점 (강남역 10번 출구)
• 교육비: 16만5천원 (VAT 포함, 점심 제공)
• 자세히 보기: http://onoffmix.com/event/20416