GTD 워크플로우 Part 3 – 지금 할 건가?

안녕하세요. 오피스튜터의 전경수입니다. 지난 시간에는 GTD의 워크플로우 중 두번째 핵심 질문인 “다음 행동이 무엇인가?”란 질문에 대해 살펴보았습니다. 지난 시간에 설명 드린 내용은 http://officetutor365.com/gtd-workflow-part2-what-is-the-next-action/ 에서 살펴보실 수 있습니다. 복습 차원에서 전체 GTD 워크플로우를 다시 한 번 살펴보고 시작하겠습니다.

지난 시간에 소개해드린 “다음 행동”이 파악이 되었다면 이제 그 다음 질문은 “2분 내에 해결되는가?” 입니다. GTD 기법의 핵심 중 하나인 “2분 규칙”은 상당히 중요한 개념입니다. 대부분 할 일 목록을 만들어두기만 할 뿐 이를 처리하기를 미루는 경우가 많기 때문이죠.

그래서 David Allen은 간단히 끝나는 일이라면 미뤄두지 말고 지금 즉시 처리해버리라고 강조하고 있습니다. 즉 목록 자체를 만들 필요없이 즉시 처리해버렸기 때문에 이를 정리 정돈하는데 드는 시간, 다시 해당 아이템을 리뷰하는 시간이 들지 않게 되는 것이지요.

이메일 처리를 예로 들어보겠습니다. 보통 출근하자마자 이메일을 열어보실 텐데요. 밤시간 동안 쌓여진 메일의 목록을 죽 살펴본 다음 하나를 꺼내 열어볼 것입니다. 대부분 습관적으로 메일의 내용을 살펴본 뒤 다시 [닫기] 혹은 [뒤로] 단추를 눌러 이를 닫고 다시 그 다음 관심이 가는 메일로 이동해서 [열고] 다시 [닫기]를 반복하실 것입니다.

이렇게 출근하자마자 한 번 메일 목록을 리뷰하고 그대로 두고, 다시 점심 먹기 전에 한 번 더, 그리고 점심 후 한 번, 중간에 알림이 뜨면 또 한 번, 퇴근하기 전 또 한 번 등… 정말 많은 시간을 이메일을 살펴 보는데 시간을 소비했지만 정리가 되지 않고 처리되어야 할 메일이 받은편지함에 계속 쌓여만 가는 것을 알 수 있습니다. 저도 GTD 기법을 배우기 전까지는 그랬으니까요.^^

그렇지만 이제 메일을 수시로 살피기 보단, 이메일 처리 시간을 정해두고, 정해진 시간에 메일을 위에서부터 하나씩 연 다음, 열었으면 반드시 처리한다는 마음가짐을 갖고 처리 습관을 들여야 합니다.

조직의 경우에도 이메일을 마치 메신저처럼 생각하여 보낸 후 즉시 답변을 보내지 않는다고 나무라거나 회신이 빨리 오지 않음에 초조해하기 보단 이메일 응답 시간을 조직의 상황에 맞게 합의해 두고, 급한 경우에는 메신저나 전화 등의 수단을 활용하는 형태로 커뮤니케이션 규칙을 설정하여 정착을 시키는 것이 조직 전체의 업무 생산성 향상에 있어서 중요합니다.

이제 Outlook의 받은편지함에서 메일을 처리하는 부분을 살펴보겠습니다. Part1의 단계에서 [참조]정보로 판단이 되어 [쓰레기통], [보류], [참고]로 처리된 메일을 제외한 나머지 메일은 [실행] 처리를 기다리는 것이 대부분일 것입니다.

이 때 2분내에 처리가 가능한 메일이라면,

• 바로 [회신]을 하거나
• 코멘트를 단 다음 [전달]을 한 뒤
• 받은편지함에 남아있는 해당 메일은 [삭제]하면 됩니다.

왜냐하면 해당 메일은 회신 혹은 전달이 되었기 때문에 [보낸 편지함]에 보관이 되어있기 때문이죠.

만약 안심이 안되시거나 추후 참조 정보로 관리를 하고 싶다면,

• [참고] 폴더나 [대기 혹은 1:1] 폴더로 이동을 해놓으면 이제 해당 작업은 마무리가 됩니다.

실생활의 예를 들어 볼까요? 사무실에서건 집에서건 우리는 다양한 방해 요인에 둘러쌓여 있습니다. 메일, 메신저, 전화 뿐만 아니라 동료나 가족 구성원이 불쑥 다가와서 구두로 요청하는 일들까지… 정말 많은 방해들이 여러분의 업무 몰입을 방해하고 있음을 알 수 있습니다.

가장 최선은 이러한 방해 요인을 적절히 차단을 하는 것이 우선이겠습니다. 그렇지만, 사무실과 가정에서 이러한 모든 방해 요인을 완벽히 차단할 수는 없겠지요. 그래서 이런 방어막을 뚫고 들어온 다양한 요청들에 대해서는 어떻게든 처리를 해야 하는데요. 이 때 판단을 하기에 2분내에 내가 바로 처리할 수 있다는 판단이 선다면 “알았어. 잠시만… 이 것 먼저 하고 나중에 해야지…”라고 무심코 미루고 할 일 목록에 넣어두지 말고 그 즉시 처리를 하는 것이 좋습니다. 이 편이 오히려 찜찜하지 않고 개운한 상태로 원래 하려고 하던 일로 돌아갈 수 있기 때문입니다. 물론 요청한 상대편도 기분이 좋아지겠지요.

이제 여러분의 할 일 목록 리스트와 메일 사서함을 다시 한 번 살펴보세요. 의외로 2분내에 끝날 수 있는 것들이 많다는 것을 알 수 있습니다.

단, 여기서 2분이라고 언급했다고 해서 꼭 2분일 필요는 없습니다. 여러분의 하루 일과에 있어서 해야할 일이 생각보다 많지 않다고 하면 이 시간은 좀 더 늘어날 수 있습니다. 일과 시간이 아직 3시간이 남았지만 남아있는 일을 마무리하는데까지 1시간 정도면 충분할 거라고 예상된다면 그 때 들어온 메일 혹은 요청을 처리하는데 20분이 걸린다고 하더라도 상황에 따라 먼저 처리를 할 수도 있습니다.

따라서 Davie Allen의 “2분 규칙”은 많은 분들이 가지고 계신 “무심코 미루는 습관”에 대해 좀 더 강력한 실행 의지를 고취해주는 역할을 한다는 것을 알 수 있습니다.

이상으로 오늘은 GTD워크플로우의 세번째 부분인 실행 정보 처리에 있어서 “지금 할건가?”란 질문의 처리 방법에 대해 살펴보았습니다. 다음 시간에는 [다음 행동]을 “내가 할 건가?”, “연기할 건가?”란 기준으로 분류하는 방법을 살펴보겠습니다. 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다. 그럼 즐거운 하루 되세요.

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