Office 365 구성이 혼란스러운 분들을 위한 짧은 정리

페이스북에서 지인이 올려 주신 담벼락 글에 답변을 달다 나름 정리가 필요한 듯 하여 간단히 적어 보았습니다. (추후 시간이 나는데로 본 포스팅을 업데이트 하도록 하겠습니다.)

Office 365는 구독형 제품으로서 개인용(Home Premium, University) 플랜과 기업용(E plan – Enterprise, Midsize, Small Business) 플랜으로 크게 나뉩니다. 물론 교육 기관용 플랜(A plan – Academic)과 NGO/NPO를 위한 플랜(E Plan)도 있습니다.

그리고 각각의 플랜은 Office 2013과 Mac용 Office 2011, iOS, Android용 앱이 포함된 플랜과 포함되지 않은 플랜으로도 나뉘어지게 됩니다.

개인용의 경우에는 운영체제별 Office 제품을 무료서비스인 Outook.com, OneDrive,  Skype와 연결하게 되며, 기업용의 경우 Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, Yammer, Lync Online을 추가로 제공하므로 Office 제품을 용도별로 각각의 Online 서비스와 연동해서 사용하게 됩니다.

만약 사용하시는 Outlook 프로그램의 데이터파일(pst)이 2GB가 넘으시거나 연락처에 저장된 명함의 갯수가 1,000명이 넘으신다면 모든 Office 프로그램(Outlook 2013)과 Online 서비스(Exchange Online)가 포함된 E3 Plan을 구독하시는 것이 좋습니다. (Exchang Online의 경우 1인당 50GB의 사서함 용량 제공)

저의 경우 아웃룩을 1년정도 사용하면 통상 데이터(Outlook pst파일)가 2GB 정도 생성되는데,  50GB면 무려 25년치 분량이 됩니다. 이 데이터들을 Outlook 2013을 통해 Microsoft Datacenter(Exchange Online) 에 올려놓게되면 이제 아무 브라우저나(Chrome, Safari) Office 365 사이트에 로그인 후 Outlook Web App에 접속해서 검색창에 검색을 하면 순식간에 검색 결과를 얻게 됩니다. (저는 2002년부터 사용해서 대략 12년치 정도가 쌓여 있습니다.)

따라서 그동안 pst 파일이 커서 Outlook이 느려지셨던 분은 모든 데이터를 Exchange Online에 한차례 올리는 작업을 하신 후, 그 다음에는 최근 데이터만 다시 Outlook 2013과 연결해서 사용하시면 이제 모든 문제가 해결되실 것입니다.

그리고 Enterprise Plan 이더라도 1인부터 구독이 가능합니다.

단, 기업용 구독의 경우 자신의 소유하고 있는 Domain Name을 연결하셔서 사용하셔야 완벽합니다.

이후에는 무료 메일 서비스(Gmail, Hotmail, Naver, Daum등..)를 모두 Office 365에서 사용 중인 메일로 자동 전송(forwarding) 시키시고

흩어져 있는 각종 명함과 주소록(Excel 파일, 다양한 명함 관리 서비스 포함)을 하나로 정리하여 Outlook 연락처로 통합하시길 추천해 드립니다.

시간을 절약하는 방법은 수집함의 개수를 줄이는 것입니다.

Office 365 구성 요소 중 Outlook 2013과 Exchange Online을 결합하셔서 여러분의 모든 데이터를 정리하시게 되면  메일.일정, 연락처, 작업(To-do list) 데이터가 한 곳으로 통합이 되므로 이제 어떠한 디바이스(PC, Mac, 태블릿, 폰, 시계, 안경, 액자, TV, 자동차 등….)에서도 정보 조회가 가능하게 되어 결국 여러분의 시간을 획기적으로 절약시켜 줄  것입니다.