Outlook 이란 프로그램은 현재 대다수의 기업에서 사용되고 있는 협업 서버인 Exchange의 클라이언트 프로그램으로 개발되었습니다. 그렇지만 전 세계적으로 가장 많은 사용자를 가지고 있는 탓에 버전이 업그레이드 될 때마다 인터넷 등 IT환경의 변화에 발맞추어 다양한 메일 서비스 지원 및 PDA(스마트폰의 전신)지원 등 정보 관리 프로그램에 있어서는 타의 추종을 불허하는 강력한 기능을 가진 프로그램으로 성장하였습니다. 이번에 Outlook 2013 출시에 발 맞추어 함께 서비스를 시작한 클라우드 서비스인 Outlook.com은 Exchange Active Sync 기능을 제공함에 따라 기존에 기업이 비싼 돈을 들여 구축해 사용 중인 Exchange 서버의 장점을 이제 개인 사용자도 모두 무료로 활용할 수 있게 되었습니다. 쉽게 말하자면 Outlook.com을 사용하면 Outlook 2013과 스마트폰을 가장 빠르게 동기화 시킬 수 있을 뿐만 아니라 일정을 가족 혹은 친구들과 공유할 수 있게 되어 Outlook의 핵심 기능을 디바이스에 관계없이 어디서나 활용할 수 있게 되었다는 것입니다. 따라서 본 리뷰는 새로운 Outlook을 어떻게 활용하는 것이 좋은지의 관점에서 이야기를 풀어나가도록 하겠습니다.

Outlook.com 과 Outlook 2013 그리고 스마트폰

만약 자신의 스마트폰과 Outlook 2013의 메일, 일정, 연락처를 동기화하고자 한다면 이번 기회에 Outlook.com 계정부터 새롭게 만드셔서 사용을 하는 것이 좋습니다. Outlook.com 계정은 기존의 Hotmail 계정 혹은 Windows Live 계정을 사용하셔도 됩니다만, 추후 [설정]에 가서 기존 계정을 통합하는 것이 가능하므로 이번 기회에 새롭게 만드시는 것을 추천해 드립니다. 이렇게 Outlook.com에 계정을 새롭게 만든 다음 Outlook 2013 시작시 아이디와 비번을 입력하게 되면 간단히 동기화가 이루어 집니다. 그리고 Outlook.com에서 가족 구성원 혹은 친구들과 캘린더를 공유하면 공유 일정도 Outlook 2013에서 보다 편리하게 확인할 수 있습니다.

그림 1. Outlook.com 의 캘린더 공유 기능을 사용하면 가족과 친구 등 여러 캘린더를 함께 볼 수 있습니다.

그림 2. Outlook.com의 공유 캘린더가 Outlook 2013에 들어온 모습. 가족 구성원간 일정을 한 눈에 파악할 수 있습니다.

안드로이드 폰 사용자의 경우 플레이스토어에서 Outlook.com 앱을 내려 받아 설치하면 번거러운설정 없이 간단히 동기화가 되며 아이폰 사용자의 경우 메일 계정 추가시 Exchange 를 선택하고 아이디와 비번을 넣으면 됩니다. 보다 자세한 동기화 방법은 제가 SkyDrive에 올려놓은 아래 교안을 참고하시기 바랍니다. http://sdrv.ms/17tO1vs

그림3. 플레이스토어에서 Outlook.com을 검색하면 앱을 받을 수 있습니다. 간단히 아이디와 비밀번호만 입력하면 번거러운 절차 없이 안드로이드폰에 Outlook.com 메일, 일정, 연락처를 동기화 할 수 있습니다.

그림 4. Outlook.com 안드로이드용 앱을 설치 후 스마트폰의 캘린더의 옵션을 살펴보면 공유 캘린더 목록도 모두 보여집니다.

 

그림5. Outlook.com을 아이폰과 동기화하기 위해서는 설정의 계정 추가에서 “Exchange”를 선택한 다음 메일주소와 비밀번호를 넣어주면 됩니다.

소셜 네트워크와 인물 정보(구, 연락처) 통합

현재 다들 사용하고 계시는 Facebook과 LinkedIn과 같은 소셜 네트워크는 본질적으로 자신의 연락처를 확장한 개념입니다. 2013버전 부터는 Outlook의 연락처에 Facebook이나 LinkedIn의 친구 목록을 Outlook의 인물 정보(구, 연락처)와 통합해서 정보를 관리 할 수 있습니다.

그림 6. Outlook 2013의 [인물 정보] 좌측 하단의 [소셜 네트워크에 연결] 메뉴를 실행하면 Facebook과 LinkedIn과 연동할 수 있습니다.

그림 7. 소셜 네트워크 연동 설정을 마치게 되면 Outlook 2013의 [인물 정보]에 Outlook, Facebook, LinkedIn 의 정보가 하나로 통합되어 보입니다.

그림 8. 메일을 연 순간에도 보낸 사람에 마우스를 가져가면 [연락처 카드]를 볼 수 있고 연락처 뿐만 아니라 Facebook 담벼락 글도 바로 확인 할 수 있습니다.

작업 속도를 높이는 편리한 기능들

이외에도 Outlook 사용자들의 업무 처리 속도를 보다 빠르고 편리하게 해주는 기능들이 2013 버전에 많이 추가 되었습니다. 마우스를 여러 번 클릭해서 해당 항목으로 갈 필요 없이 일정이나 작업 등을 미리 보여주는 기능과 쌓여진 메일들을 일일이 열어보지 않아도 메일의 내용을 3줄까지 미리 보여주는 기능 등 2013으로 업그레이드만 해도 작업 속도가 빨라져 생산성이 높아지는 것을 바로 체감할 수 있습니다.

그림 9. 메일을 살펴보다 마우스만 가져가도 일정, 자주 연락하는 인물, 작업 등을 미리 볼 수 있습니다.

그림 10. 쌓여진 메일을 일일이 열어보지 않아도 메시지를 3줄까지 미리 보고 중요도를 바로 파악할 수 있습니다.

그림 11. 메일을 살펴본 후 [회신]을 누르면 이제 새 창이 뜨지 않고 바로 창 안에서 회신 처리를 할 수 있습니다.

그림 12. [일정]에서 일기 예보도 확인할 수 있습니다. 모니터 해상도가 큰 경우 오늘, 내일, 모레 3일치의 일정이 표시됩니다.

이상으로 간략히 Outlook 2013의 새로운 기능을 살펴보았습니다. Outlook 을 단순히 무거운 이메일 프로그램이라고 생각하고 방치해 두신 분이 계시다면 본 리뷰에서 소개한 클라우드, 스마트폰, 소셜 연동 기능을 잘 활용하여 스마트한 정보 관리 도구로 활용할 수 있기를 바랍니다. 추가 정보는 제 페이스북 페이지(http://facebook.com/ksjeon)에 그동안 오프라인에서 강의한 교안을 올려두었으니 참고하시기 바랍니다.