Outlook과 OneNote의 용도

안녕하세요. 오피스튜터 대표 전경수입니다. 지난 금요일 연재를 알리는 소개글을 포스팅했는데 많은 분이 [좋아요]를 해주셨습니다. 제 글에 관심 가져주신 모든 분들께 먼저 감사 드립니다. 오늘은 “Outlook과 OneNote, GTD로 업무 두 배 더 잘하기” 라는 제 연재 타이틀에서 느끼셨을 테지만, 매번 아웃룩과 원노트란 도구를 강조를 하는 이유가 뭔지, 업무를 잘 하는데 있어서 꼭 Outlook과 OneNote가 필요한 지에 대해 여러분과 함께 의견 교환을 해 보고자 합니다.

지금 이 글을 읽어주시는 여러분들의 업무는 통상 아래 그림과 같은 범주에 속해 있다고 생각합니다.

위 그림에서 보듯이 대다수의 지식근로자들은 아침에 출근하자마자 이메일 혹은 메신저 프로그램을 통해 [접속] 단계과 [통신] 단계를 거친 후 자신의 역할에 따라 [결정] 혹은 [저장] 그리고 상황에 따라 [협업]과 관련된 작업을 처리합니다. 요즘은 스마트 폰으로 출근 도중 지하철에서 이미 [접속] 과 [통신]을 하는 광경도 많이 접하게 됩니다.

아무튼 이렇게 지식 근로자들의 하루 일과를 살펴보면 매우 다양한 범주를 소화하면서 업무를 진행하게 되는 것을 알 수 있는데요. 이에 따라 수반되는 다양한 회의, 미팅 또한 업무 시간의 일부분으로서 무시 못하는 비중을 차지하고 있습니다.

통상 약속이나 미팅은 다이어리, 탁상 캘린더 또는 캘린더 앱에 기록을 해두지요, 또한 미팅에 참석한 자리에서는 메모, 회의록, 작업 리스트 등을 메모지, 다이어리, 노트, 노트북 컴퓨터, 태블릿, 스마트폰 앱, 화이트 보드 등에 기록하게 됩니다.

그런데 만약 앞서 나열한 것 처럼 여러가지 도구에 업무와 관련된 기록이 저장되게 되면 어떠한 문제에 직면하게 될까요? 일단 업무 진행시 저장해둔 기록이 분산되다 보니 처리해야 할 항목을 기억하거나 집행하거나 모니터링 하기가 어렵게 됩니다. 또한 그동안 적어두었던 아이디어, 이슈, 작업 등을 필요할 때 찾아내기가 쉽지 않게 됩니다.

“메멘토”란 영화를 혹시 보셨나요? 자신의 기억을 잃어버리지 않기 위해 자신의 몸에 문신을 남길 정도로 처절하게 기억과의 사투를 벌이는 장면이 나옵니다. 불편한 진실이지만 이렇듯 우리의 머리는 휘발성이라 기록을 해두지 않으면 기억을 지배할 수 없습니다. 따라서 기록을 하는 습관을 들이는 것이 중요하며, 기록을 했더라도 기록한 위치 자체를 까먹는 경우가 많기 때문에 자신이 정한 위치에 잘 보관하는 습관 또한 중요합니다. 서점에 자기계발 코너를 가보시면 메모 관련 책이나 정리 정돈 관련 책들이 매년 잘 판매되고 있으며 일부 도서는 베스트셀러가 되는 것도 이런 필요성에 공감하고 있기 때문이라고 생각합니다.

그래서 저는 강의 중에 아래와 같은 질문을 교육에 참여하신 분들께 드리고 이를 적어 보게 합니다.

아마도 이 글을 읽으시는 분들은 이미 자기계발 의지가 충만하시기 때문에 수집함의 개수가 4~5개 정도 밖에 안되는 분들이 많으실 것 같습니다. 그렇지만 사실 집>이동>직장(업무)>외근>직장(미팅)>이동>집으로 동선이 이뤄지는 동안에 이뤄지는 여러 활동들과 그에 따른 정보 수집으로 인해, 자신의 책상 위와 주변을 둘러보면 아래의 설문 조사의 예 처럼 수집함의 개수가 매우 많이 생기게 되는 것을 알 수 있을 것입니다.

이렇게 쏟아지는 업무와 쌓여만 가는 정보들이 여러분을 압도하기 시작하면 업무가 진행됨에 따라 점점 머리가 무거워지며 마감 기한이 다가올 수록 스트레스를 받게 될 것입니다. 따라서 GTD (Getting Things Done) 의 저자인 데이비드 알렌은 이런 상황을 타개하기 위한 해결책을 책에서 다음과 같이 언급했습니다.

비단 약속 뿐이겠습니까. 약속이란 단어에는 해야 할 일, 기억해야 할 일 등을 모두 포함하고 있다고 생각합니다. 문제는 이렇게 쌓여진 처리해야 할 것들(Things)을 시스템에 넣어두지 않고 머리에 두는 것이 되겠습니다. 따라서 항상 장소와 상황에 따라 필요한 정보를 꺼내보고 그때 그때 업무를 처리할 수 있는 시스템을 확보한다면 여러분은 여러분의 머리를 아래 사진처럼 청정 상태로 유지할 수 있다는 것이 오늘 말씀 드리고자 하는 내용의 도입 부분이 되겠습니다.

위의 사진은 제가 예전에 잠시 시애틀에 방문했을 때, 시애틀로부터 약 2시간 반 정도 드라이브해서 방문했던 Wenatchee 호수입니다. 시애틀 주변에는 이런 호수들이 참 많이 있습니다.

그렇다면 믿을 만한 시스템을 구축하는 방법을 알아야 할 텐데, 이렇게 쌓아둔, 그리고 앞으로 쌓여질 무수히 많은 할 일 목록(To-Do List)들과 수집한 정보들을 어떻게 [분류]하고 [보관]해야 할 지 궁금하실 겁니다. 일단 아래 그림의 가려진 부분에 집중을 해보실까요?

제가 제시해드릴 해결책을 알려드리기 전에, 이 글을 보시는 여러분들과 함께 잠시 생각을 해 보겠습니다. 제 수업에 참여한 분들께서는 위의 가려진 질문에 아래와 같은 답변을 주셨습니다.

사진에서 보신 것처럼 한 번 고민을 해보신 뒤 가려진 부분을 채워보시기 바랍니다. 제가 이렇게 뜸을 드리는 이유는 이 부분이 여러분이 정보를 다루는 방식을 재정의 하는데 있어서 가장 중요한 핵심이기 때문입니다. 이 부분만 여러분과 저와 동의가 이뤄지면 이제 나머지 부분은 한 스텝, 한 스텝씩 배워나가면 되거든요.

자 그럼 정답을 공개합니다. 핵심은 아래와 같습니다.

어떻습니까? 여러분이 생각하신 것과 같나요? 아니면 너무 상식적인 것이라 허탈하신가요?

핵심은 여러분이 수집한 정보 혹은 이메일에 들어온 정보, 집 앞 우편함에 들어온 우편물 등 각종 정보 하나 하나를 꺼내서 보았을 때, 분류를 하고 보관하는 첫 단계가 [실행] 할 수 있는 것인지, 아닌지를 판단하는 것이라는 겁니다. 실행 할 수 없는 것이라면 [참조] 혹은 [휴지통]으로 분류가 되어 처리가 되겠죠.

일견 단순해 보이지만 강력한 기준을 이제 여러분과 함께 마련한 것이고 이제 첫 단추가 끼워진 것입니다.

조금 부연 설명 차원에서 예를 들어 보겠습니다. 아침에 아웃룩에 들어온 메일에 오피스튜터에서 온 세미나 안내 메일을 받았다고 가정합시다. 혹은 우편함에 콘서트 초대장이 도착되어 열었다고 가정합시다. 이 정보는 여러분에게 있어서 실행 정보일까요? 아니면 참조 정보일까요?

정답은 “그 때 그 때 달라요.”라고 저는 수업시간에 말씀 드립니다. 판단 기준은 제가 아닌 여러분에게 있으니까요. 메일에는 참석 시간이 기재되어 있을 겁니다. 마침 시간과 의향이 맞아서 참석이 가능하다면 해당 정보는 여러분의 달력 혹은 캘린더 앱에 기록될 것입니다. 아직 시간이 미정이거나 그 시간에 다른 선약이 잡혀있다면 일단 결정을 보류하고 이를 조율하기 위해 참조 정보로 보관해 둘 것입니다. 만약 전혀 여러분의 마음에 감흥을 일으키지 못한 정보라면 그냥 휴지통으로 버려지겠지요.

이렇듯 여러분에게 도달된 정보들과 기록된 아이디어들은 단, 한가지 기준. 즉 실행이냐? 아니냐?로 나눠진다는 것입니다. 이렇게 실행 정보와 참조 정보는 아래 범주로 세부적으로 나눌 수 있고 여러분들도 아마 이렇게 관리를 하고 계실 것입니다.

그러면 이제 제가 오늘 작성한 글의 제목이 자연스럽게 떠올려 질 것 같은데요. 힌트를 얻으셨나요? 결국 오늘의 내용의 결론은 자연스럽게 아래 두 가지의 도구를 소개해 드리는 것으로 귀결이 됩니다.

즉 Office 2010 버전이나 Office 2013 을 설치해서 사용하시는 모든 분들의 컴퓨터에 이미 설치되어 있는 Outlook과 OneNote 프로그램은 위의 두 가지 용도에 해당하는 정보를 관리하는 도구입니다. 물론 시중에는 이러한 정보를 관리하는 다양한 프로그램과 앱이 존재하고 있습니다. 그렇지만 가정과 회사, 개인 정보와 협업 정보가 모두 쉽게 통합되어 관리할 수 있는 프로그램, 그리고 클라우드 환경에 있어서도 개인(SkyDrive)과 기업(Office 365, Exchange, SharePoint)을 모두 통합하여 지원하는 프로그램은 지금 소개하는 Outlook과 OneNote 두 가지 도구가 모든 요구를 수용하면서도 가장 강력한 기능을 지원하는 프로그램이라고 말씀을 드리고 싶습니다. 일단 서두에 말씀드린 것처럼 여러 메모 도구나 앱을 사용하는 것의 문제점처럼 수집함의 개수와 계정 관리를 줄이는 차원에서도 Outlook과 OneNote로 모든 정보를 통합 관리하는 것이 여러모로 장점을 준다고 생각합니다.

이제 Outlook과 OneNote의 용도가 어느 정도 파악이 되셨는지요. 이렇게 실행 관점에서 도구를 선택하는 것이 동의가 되셨다면 매년 돌아가는 연초의 플랜에서 실행까지의 연간 사이클과 매일 매일 돌아가는 일상의 사이클은 아래 두 개의 그림처럼 다이어그램으로 표현할 수 있으며 각 단계별로 도구가 사용되어지는 것도 쉽게 파악이 되시리라 생각됩니다.

앞으로 연재될 내용들은 위에서 보신 두 개의 다이어그램(연/분기/월/주/일)에 속한 프로세스를 구체화한 내용으로 채워질 예정입니다. 시작이 반이라고 이제 반은 진도가 나간 셈입니다.^^ 다음 시간에는 실행 시스템(Action System)의 계층 구조에 대해서 말씀을 드리도록 하겠습니다. 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

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[실습과정] Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기 (3기)

제가 강의하는 Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기(3기) 1일 실습 과정이 11/16(토)에 열립니다. 관심있는 분들의 많은 참여를 바랍니다.

• 일시: 2013.11.16(토) 9시30분-5시30분
• 장소: 토즈 강남점 (강남역 10번 출구)
• 교육비: 16만5천원 (VAT 포함, 점심 제공)
• 자세히 보기: http://onoffmix.com/event/20416