아웃룩 연락처를 활용한 명함관리

지금까지 주고 받았던 소중한 명함들은 현재 어떻게 관리하고 있는지 책상 위를 둘러보자. 가장 쉽게 눈에 띄는 건 명함집일 것이다. 차곡 차곡 쌓여가는 명함집을 보면 많은 분들을 만났구나 라는 생각을 한번쯤 해봤을 것이다.

그러나 그 가운데 나와 지속적으로 관계를 유지하는 분들은 몇 명이나 될까?
또 받은 명함들의 인맥들을 지속적으로 관리하기 위해 나는 어떤 지속적인 노력을 했을까?

어떤 분은 우스갯소리로 핸드폰을 받을 때 “아, 아무개 과장님…”이라고 받으면 자신의 연락처가 상대방 핸드폰에 등록되어 있다고 생각해 암묵적으로 지속적인 관계 설정에 참고를 한다는 분도 계신다.

누군가의 인맥관리에 자신이 포함되어 있다는 사실은 기분 좋은 일이다. 또 주변의 좋은 분들과 지속적인 관계를 유지할 수 있다는 것도 살면서 뿌듯한 일 중의 하나임에는 틀림없다.

그렇다면, 방치해 놓은 명함들을 다시 끄집어 내어 체계적으로 관리를 해보면 어떨까?

명함을 관리할 수 있는 방법은 각자 나름대로 여러 가지 방법을 이용하겠지만 회사에 소속되어 있다면 언제든 접할 수 있는 아웃룩 연락처를 활용해볼 것을 추천하고 싶어 소개하고자 한다.

첫째, 명함관리를 아웃룩 연락처로 활용한다면 어떤 점이 좋을까?

1.     아웃룩은 Microsoft Office 제품군중의 하나이기 때문에 사용자 인터페이스가 친숙하다.

2.     연락처 백업이 수월하고, 연락처 검색이 빠르다.

3.     PDA 또는 PDA폰을 사용하는 경우 아웃룩 연락처와 언제든 동기화하여 최신 연락처를 확인할 수 있다.

4.     자신의 사진을 첨부하거나 명함의 형태로 온라인 서명을 상대방에게 전달 수 있다.

5.     아웃룩 연락처와 워드의 편지 병합을 이용해 지인들에게 전자메일 발송, 우편 레이블 작업, 안내장 등 다양한 형태로 확용할 수 있다.

둘째, 아웃룩 연락처 화면에서 꼭 입력해야 하는 내용은 무엇일까?

–       메일 발송 : 성, 이름, 회사, 부서, 직함, 전자 메일

–       편지 병합 : 성, 이름, 회사, 부서, 직함, 전자 메일, 근무처 주소, 집 주소

–       전화 통화 : 성, 이름, 회사, 부서, 직함, 근무처 연락처, 핸드폰

　

셋째, 명함 관리시 아웃룩 연락처의 유용한 기능에는 무엇이 있을까?

1. 연락처에 사진을 추가하여 정보를 돋보이게 할 수 있다.

등록된 연락처에 자신의 사진을 추가하여 명함 형태로 전달할 수 있다. 또한 상대방의 사진을 추가해놓으면 상대방이 메일을 보냈을 때 사진이 표시되어 상대방의 얼굴을 기억하는데 도움을 받을 수 있다.

 

 

2. 연락처 주소를 이용하여 위치를 추적할 수 있다.

연락처에 주소를 입력해놓은 경우 [지도] 단추를 눌러 입력된 주소의 위치를 한번에 확인할 수 있다.

　

3. 전화번호로 상대방의 정보를 빠르게 검색할 수 있다.

아웃룩 2007에서는 빠른 검색 기능을 이용하여 연락처 정보를 손쉽게 검색할 수 있다. 자주 사용하는 번호를 외우는 경우 앞자리까지만 기억한다면 더욱 빠르게 검색할 수 있다.

　 

　4. 연락처 메모를 활용하여 상대방과의 친밀도를 높일 수 있다.

연락처 화면에는 메모라는 여백이 있다. 어떤 내용을 적어 놓으면 좋을까? 고객사 및 협력업체랑 전화 통화한 내역이나 미팅에 대한 간단한 정보들을 입력해놓으면 전화통화시 참고할 수 있다.　

5. 범주로 지인들과 관계를 설정하여 분류할 수 있다.

이름 및 색상으로 내가 입력해놓은 연락처를 구분할 수 있다. 범주로 분류해놓으면 편집 병합이나 소규모로 메일을 발송할 때 편리하게 이용할 수 있다.

지금 책상 위로 시선을 옮겨 보자.

혹시 책상 위에 여기 저기 굴러다니는 명함이 보이지 않는가?

명함은 상대방의 얼굴이다. 상대방과 지속적인 관계를 희망한다면 당장이라도 아웃룩 연락처를 활용해보자. 연락처 입력에 대한 불편함을 감수할 수 있다면 연락처를 활용한 체계적인 명함관리 외에 부가적으로 소중한 인맥관리에 대한 노하우를 선물로 얻게 될 것이다.

소중한 인연으로 만난 분들과의 지속적인 관계를 통해 삶이 더욱 풍요로워지고 따듯해지길 기원해본다.