실행 시스템의 계층 구조가 반영된 Outlook 대시보드 셋팅하기

안녕하세요. 오피스튜터 대표 전경수입니다.

지난 시간에는 실행 시스템의 계층 구조에 대해 말씀 드렸고 이 중 가장 중요한 비전과 목표에 대해 말씀을 드렸습니다. 아울러 OneNote와 Outlook에 이를 기록해두고 정기적으로 살펴야 한다고도 말씀을 드렸습니다. 그래서 오늘은 실행 시스템의 근간을 이루는 Outlook을 제가 어떻게 셋팅을 해놓고 사용하고 있는지를 보여드리고 여러분들도 제 셋팅을 따라하실 수 있도록 알려드리고자 합니다.

화면은 Outlook 2013 버전을 기준으로 보여드리지만 Outlook 2007 과 Outlook 2010 버전 사용자도 거의 흡사하니 문제가 되진 않을 것입니다.

제 Outlook 실행 시스템의 대시보드 화면은 아래와 같습니다.

얼핏보면 그냥 Outlook의 일정(Calendar)와 똑같아 보이지만 자세히 살펴보시면 몇가지 설정이 다름을 알 수 있습니다. 꼼꼼한 분이시라면 일단 한 주의 시작이 일요일이 아닌 월요일로 되어 있음을 확인하셨을 거구요, 우측에는 할 일 모음만이 전체 영역을 차지하고 있음을 알 수 있습니다.

우선 한 주의 시작일을 일요일이 아닌 월요일로 두는 이유를 아래 슬라이드에서 설명 드리겠습니다.

우리가 일상적으로 보아온 달력이나 다이어리, 플래너는 모두 일요일을 한 주의 처음으로 두고 있습니다. 따라서 설정을 바꾸는 것이 어색할 수 있습니다만, 상기 교안에서 설명을 드렸듯이 한 주를 Outlook캘린더를 조망하면서 리뷰를 한다고 했을 때, 주말 일정을 함께 리뷰할 수 있기 때문에 Work & Life 밸런스 차원에서 개인 혹은 가족과의 시간을 함께 리뷰할 수 있는 장점이 있고, 업무 측면에서도 주중에 마무리 못한 일에 대해 시간 할당을 할 수 있도록 눈으로 보여주기 때문에 확보 가능한 시간을 한번에 조망하면서 시간을 효율적으로 배분할 수 있는 장점이 있습니다.

이 부분에 대해 저와 생각이 일치하신다면 Outlook 캘린더 설정은 아래 그림처럼 [파일] 메뉴에서 [옵션]을 선택하신 후 [일정]에 들어가셔서 바꾸실 수 있습니다. Outlook 뿐만 아니라 Outlook Web App이나 Outlook.com 의 일정도 옵션에 들어가면 시작 요일을 변경할 수 있으므로 유사하게 한 주의 시작일을 바꾸실 수 있습니다.

이제 Outlook 일정에서 [보기] 탭의 정렬 방식을 [작업 주]가 아닌 [주]로 변경해서 보게 되면 아래 그림처럼 월~금의 일정 다음에 토, 일의 일정이 따라서 보이므로 주말에 대한 일정이 토/일로 단절되지 않기 때문에 총 48시간의 확보된 영역을 개인과 가족에 할당하거나 업무에 할당을 할 수 있게 됩니다.

다음 단계로 [메일] 보기와 [일정] 보기의 우측 영역에 실행시스템의 계층 구조에서 말씀드렸던 자신의 비전과 목표. 프로젝트 그리고 GTD 이론에 근거한 업무들을 한 눈에 볼 수 있도록 [할 일 목록]을 셋팅해 보도록 하겠습니다.

아래 그림처럼 [메일]과 [일정] 두 화면에서 [보기] 탭으로 이동하면 [할 일 모음]을 셋팅할 수 있습니다. 여기서 [일정]과 [인물 정보]을 선택 해제하여 안 보이게 하고 오로지 [작업]만 보이게 하는 것이 핵심이 되겠습니다.

이렇게 설정을 하면 화면 우측에 작업만이 나타나게 됩니다. 이제 이후 설정할 Outlook [범주]별로 정렬과 그룹화가 되도록 [정렬 기준] 영역을 마우스 오른쪽 단추를 클릭해서 원래 [기한]으로 셋팅되어 있는 것을 [범주]로 변경합니다.

이제 대시보드의 설정은 마무리가 되었습니다. 다음 단계는 비전과 목표를 입력하고 범주를 만들어서 지정하는 부분을 설명 드리겠습니다. 아래 그림처럼 [새 작업 입력] 상자 영역에 비전 혹은 목표를 입력합니다. 편의상 비전은 생략하고 목표를 입력하는 부분만 보여드리겠습니다.

목표를 입력하고 엔터를 누르면 Outlook 에는 [작업]이 하나 생성된 것입니다. 이제 이 제목을 더블 클릭해서 자세한 작업 창을 엽니다. 우선 시작 날짜와 기한이 오늘로 설정되어 있기 때문에 이를 [없음]으로 변경하거나 특정일로 설정합니다. 그런 다음 해당 목표와 관련해서 정리해 둔 자료가 있다면 아래 그림처럼 하이퍼링크 형태로 붙여넣기를 합니다.

이제 이 작업에 [목표]란 범주를 적용하겠습니다. 여러분의 Outlook에는 기본값으로 빨간색 범주, 보라색 범주 등 색상 범주가 등록되어 있을 겁니다. [목표]란 범주는 없으므로 새로 범주를 등록하기 위해 상단의 리본 메뉴에서 [범주]를 클릭 한 후 목록 맨 아래에 있는 [모든 범주]를 선택합니다.

[새 필드]를 누른 다음 [새 범주 추가] 대화상자가 나오면 범주 이름을 입력합니다. 아래 그림처럼 “.목표” 이렇게 이름앞에 “.”을 붙이는 이유는 정렬시 가장 상단에 보이도록 하기 위해서 입니다.

동일한 방법으로 비전과 목표를 입력하고 범주를 설정하셨다면 여러분의 [할 일 목록] 영역은 아래와 같이 범주별로 정렬이 되어서 보이게 될 것 입니다.

이제 설정이 완료된 제 대시보드를 다시 한 번 보여드리겠습니다. 아래 화면을 통해서 실행 시스템의 근간인 주간 일정과 우측 영역의 실행시스템의 계층 구조가 한 눈에 들어오게 됨을 확인하셨는지요? 저는 아래와 같은 대시보드를 통해 한 주간의 주요 업무와 비전/목표를 함께 보는 형태로 리뷰를 하고 있습니다.

어떻습니까? 본 대시보드의 레이아웃이 마음에 드시나요? 그렇다면 지금 Outlook을 띄워놓고 화면 구성을 셋팅해 보시기 바랍니다. 주변의 동료나 가족에게도 알려주시구요. 다음편부터는 GTD 워크플로우를 하나씩 분해해서 설명을 드리도록 하겠습니다. 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

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