실행 시스템의 계층 구조 하위 단계 그리고 GTD

안녕하세요. 오피스튜터 대표 전경수입니다.

지난 시간에는 실행 시스템의 계층 구조를 Outlook 할 일 목록에 반영하여 대시보드를 구성하는 방법을 보여 드렸습니다. (http://officetutor365.com/customizing-outlook-dashboard/) 여러분의 아웃룩 화면도 이와 같이 꾸며보셨는지요?

오늘은 실행 시스템의 6단계 계층 중 아래 부분을 구성하는 작업과 다음 행동(Next Action)을 간단히 살펴 보겠습니다. 이 중 “다음 행동”이란 용어는 David Allen의 GTD 기법에서 제시된 용어이므로 GTD 에 대해서도 함께 소개를 드리도록 하겠습니다. 단, GTD는 한 번에 다루기에는 분량이 많아서 여러 차례에 걸쳐서 각 단계별로 분해하여 Outlook과 OneNote에 적용하는 방법을 설명 드리도록 하겠습니다.

지난 시간에 설명 드린 비전과 목표, 그리고 목표를 이루는 프로젝트 단계까지는 아래와 같은 Plan, Do, Review 의 3단계의 루프(Loop)로 일 처리가 이루어지게 되며 각 단계별로 활용되는 주요 도구는 아래 그림처럼 OneNote와 Outlook이 됩니다.

보통 연말이 되면 내년도 사업계획(Plan)을 위한 워크샵을 가진다거나 개인의 새해 목표 및 프로젝트를 계획하는 시간을 많이 갖습니다. 주로 미팅 및 브레인스토밍을 통해 협의가 되고 결과를 기록으로 남기게 됩니다. 이에 대한 기록은 주로 OneNote를 통해 보관되고 필요하다면 팀원과 공유도 하게 됩니다.

이제 이 기록을 바탕으로 목표와 프로젝트가 정의되면 이를 Outlook 작업이나 일정으로 등록하여 실행(Do)을 하게 됩니다.

실행된 결과는 Outlook 일정과 작업 그리고 OneNote의 전자필기장에 이미 기록되어 있으므로 이를 정기적(월/분기/년)으로 검토(Review)를 하고 필요하다면 플랜 재조정 및 보완을 거치면서 목표를 달성하게 됩니다.

조직이나 맡은 일에 따라 분기 단위나 월 단위로 목표가 할당되는 경우도 있고 학생인 경우 학기 단위로 기간이 잡힐 수도 있겠지만 이러한 3단계의 사이클은 어느 경우나 다 공통으로 적용이 된다고 볼 수 있습니다.

이제 다시 오늘의 주제로 넘어가서 이러한 목표나 프로젝트를 완수하기 위해 행해지는 하위 단계를 살펴보겠습니다. 그림과 같이 하위 단계는 작업(Task)과 이를 좀 더 구체적으로 세분화한 다음 행동(Next Action)으로 이뤄집니다.

그런데 이러한 하위 단계를 처리함에 있어서 여러분에게는 주 단위 혹은 일 단위로 시간이 주어지며 업무를 정보 처리의 관점에서 조망해보면 아래 그럼처럼 3단계 프로세스를 밟게 됨을 알 수 있습니다.

아침에 출근하게 되면 밤사이에 도착된 이메일이 Outlook의 사서함에 들어와 있게 되며 일과 중에도 계속 이메일은 도착하게 됩니다. 또한 일과 중 참석한 회의 혹은 고객들과의 미팅을 통해 주고 받은 정보들은 OneNote에 기록하게 됩니다.

이렇게 하루의 일과는 수집(Collecting)에서 끝나서 수집(Collecting)으로 끝난다고 해도 과언이 아닙니다. 그렇지만 이렇게 정보를 무작정 쌓아만 둔다고 해서 일이 처리되지는 않습니다.

쌓여진 정보들은 여러분과 조직의 [비전과 목표]라는 기준에 따라 어떤 정보는 실행 정보(캘린더, 작업, 프로젝트)로 어떤 정보는 참조 정보(회의록, 메모, 아이디어, 스크랩, 문서)로 분류되어 처리(Processing)해서 관리를 해야 합니다.

또한 하루의 일과를 마무리하는 시점 혹은 한 주를 마무리하는 시점이 되면 수집된 내용을 정리하고 다음 주 일과를 예약하는 리뷰를 해야하며(Prioritizing and Planning), 이러한 정리 정돈 과정을 통해 한 사이클이 마감되게 됩니다.

앞서 여러분께 GTD를 소개해 드린다고 말씀드렸는데요, GTD는 지금 소개드린 3단계(수집>처리>리뷰) 프로세스를 5단계(수집>처리>정리>검토>행동)로 정리한 할 일들(Things)의 정리 정돈 방법론이라고 할 수 있습니다.

GTD는 아래 사진에서 보듯이 2001년에 David Allen이 출간한 책의 제목인 “Getting Things Done”의 약자로서 국내에서는 공병호 박사가 번역한 “끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기”란 번역서로 출간이 되어 있습니다.

또한 GTD Workflow는 아래 그림과 같습니다.

GTD의 핵심을 짧게 요약해 보자면 쌓인 일에 대해서는 언젠가는 모두 처리해야 하며, 기존의 시간 관리 방법인 우선 순위 기반의 시스템보다 컨베이어 벨트와 같이 워크플로우 형태로 처리하는 편이 더 현실적이다라는 것입니다.

제 관점에서 보더라도 비전과 목표가 설정된 상태에서 일간 혹은 주간의 일과를 처리하는데 있어서 GTD 처리 방법을 여러분의 도구(Outlook과 OneNote)와 접목하게 되면 일(Things)과 각종 정보들을 일목 요연하게 정리할 수 있는 강력한 시스템을 갖게 된다고 생각합니다.

David Allen은 일에 대한 명확한 정의의 부재, 바로 실행에 옮길 수 있는 물리적 행동 계획의 부재, 계획이나 결과물에 대한 알림(Reminder)의 부재가 현재 지식근로자들이 스트레스에 시달리는 원인이라고 책에서 언급하고 있는데요, 따라서 믿을 만한 시스템을 확보하여 이러한 스트레스에서 해방을 시키는 것이 중요하다라고 강조하고 있습니다.

어떻습니까? GTD가 어떤 점을 강조하고 있는지, 어떤 부분에 적용하면 좋을지 등등.. 용도가 파악되시는지요? 일단 오늘은 이렇게 GTD가 실행 시스템의 계층 구조에서의 하부 구조인 작업과 다음 행동을 처리하는데 있어서 유용하다는 점과 일간 혹은 주간범위의 일처리에 적용된다는 부분을 설명 드렸습니다.

오늘은 이렇게 GTD에 대해 간단히 소개를 마치고, 다음 글에서 GTD의 Workflow를 여러 단계로 분해해서 차근 차근 설명을 드리도록 하겠습니다. 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

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[실습과정] Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기 (3기)

제가 강의하는 Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기(3기) 1일 실습 과정이 11/16(토)에 열립니다. 관심있는 분들의 많은 참여를 바랍니다.

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• 교육비: 16만5천원 (VAT 포함, 점심 제공)
• 자세히 보기: http://onoffmix.com/event/20416