실행 시스템의 계층 구조 중 비전과 목표

안녕하세요. 오피스튜터 대표 전경수입니다. 지난 시간에는 모든 정보는 [실행]과 [참조]로 관리해야 하며 [실행] 정보는 주로 Outlook에서, [참조] 정보는 주로 OneNote에서 관리한다고 말씀을 드렸습니다. 오늘은 두 가지 중 실행과 관련한 부분에 대해 여러분과 의견을 나눠보고자 합니다. 사실 쏟아지는 정보의 분류에 있어서 어떤 것이 실행으로 가야하는지, 어떤 것은 휴지통으로 가야하는지 이런 판단 기준을 먼저 세울 필요가 있는데요, 그래서 우선 아래 같은 계층 다이어그램을 준비했습니다.

실행 시스템은 총 6개의 계층으로 이루어져 있고 이 중 가장 상단에 위치한 것이 비전입니다.

비전과 목표

비전은 사전적으로 정의하자면 “미래상”이란 뜻으로 해석될 수 있습니다. 그렇지만 외래어다 보니 이보다는 “사명”, “꿈” 이란 말로 표현되기도 합니다. 흔히 그 회사 비전 있어? 그 남자 또는 그 여자 비전 있어? 이렇게 물어볼 때는 향후 미래가 어떨지를 따지는 뜻으로 해석될 수 있습니다. 한 편으로 “나의 비전 선언문”과 같은 문구를 접한다면 이 때는 내면 깊숙한 성찰이 묻어나는 자아 및 정체성을 떠올리게 될 것입니다.

이렇듯 비전은 미래의 자신 혹은 자신이 속한 조직이 어떠한 모습이 되고 싶은가를 나타내는 소망이라 할 수 있습니다. 또한 특정 순간이 아닌 태어나서 소멸되는 날까지 끊임없이 추구해야 하는 것이기도 합니다.

이에 반해 목표는 끝이 있습니다. “좋은 직업을 갖는다.”, “좋은 차와 아파트를 장만한다.”, “1억 종자돈을 마련한다.” 등 이런 목표들은 달성하면 끝이 나는 것입니다. 물론 달성 기간에 따라 장기, 중기, 단기 목표로 나뉘어 지기도 합니다만, 비전을 염두에 두지 않고 목표만 쫓는데 시간을 바쳤다면 목표 달성의 만족감도 잠시 뿐이고 다시 허무함을 느끼고 방황하는 것을 주변에서 많이 볼 수 있습니다.

비전 설정의 중요성

사실 자신의 내면 깊숙한 곳을 들여다보는 시간과 기회를 확보하기란 좀처럼 쉬운 일은 아닙니다만, 먼저 여러분의 비전을 설정하는 것이 최우선 적으로 중요합니다. 또한 회사에 있어서도 회사의 구성원 전원이 회사의 비전을 공유하여 회사를 발전시키겠다는 마음을 한 데 모을 수 있는 시간과 기회를 갖는 것이 중요합니다.

이렇게 비전은 개인이던 조직이던 목표의 방향성을 제시하는 나침반의 역할을 해주기 때문에 비전이 설정되면 목표는 자연스럽게 비전과 일치하게 수립이 될 수 밖에 없습니다.

제 말에 공감이 되셨다면 비전 설정에 관련한 여러 훈련기관에서 시행하는 좋은 교육 프로그램을 찾아서 개인 혹은 가족 혹은 직장 구성원들과 함께 참여해 보시길 권해 드립니다.

목표 작성

목표는 앞서 설명한 비전에 다가가기 위한 행위이므로 아래와 같이 SMART 규칙에 근거해서 설정을 하게 됩니다.

SMART 규칙은 자기계발 도서나 시간관리 워크샵에 참석하신 분들이라면 많이 접하셨을 텐데요.

쉽게 예를 들어 설명을 해 볼까요. 올 해 독서를 제대로 하리라 결심을 했다면 막연히 “올 해 책을 많이 읽고야 말겠어!” 라고 다짐만 하는 것이 아닌 “올 해 12월 31일까지(Timely) 인문서적(Specific) 26권(Measurable)을 2주에 1권씩(Action-Oriented, Realistic) 읽는다.” 라고 작성을 해야 한다는 것입니다.

OneNote와 Outlook에 비전과 목표 작성

자, 이제 비전과 목표의 차이점을 구분할 줄 아셨다면 이를 반드시 기록으로 남겨두고 자주 리뷰를 하여서 제대로 목적지로 가고 있는지를 수시로 살펴야 하겠습니다.

우선 여러분들께는 OneNote란 아주 좋은 디지털 노트 앱이 있으므로 이를 OneNote 2013이던 OneNote Web App 이던 작성을 해보시기 바랍니다. 이미 작성을 해두신 것이 있다면 아래 처럼 사진을 찍어서 포함을 시켜도 좋겠습니다.

아직 비전을 작성해 보시지 않은 분이라면 최초 브레인스토밍 단계에서는 OneNote를 이용하는 것이 좋습니다. 원노트는 백지 상태에서 여러분이 생각하는 것을 기록하고, 그림을 그리고, 화면을 캡쳐하고, 녹음을 하고 , 파일을 첨부하는 등 모든 것이 보관하게 해주는 다 기능 디지털 노트 프로그램이니까요.

그렇지만 이제 목표 단계로 내려오게 되면 이는 실행과 밀접한 관련이 있게 되므로 아래처럼 상시 살필 수 있도록 Outlook의 [작업]으로 작성하거나, OneNote에서 플래닝한 항목을 Outlook으로 옮겨오는 것이 좋습니다.

Outlook – [작업]에 목표를 작성하셨다면 하단의 메모 영역에는 해당 목표를 달성하기 위한 하위 프로젝트와 관련 문서들이 저장되어 있는 참조 위치를 기재합니다. 이렇게 정리를 해두면 이제 아웃룩에서 해당 목표(작업)만 열어보면 바로 관련 내용으로 이동을 할 수 있게 되어 리뷰 시간을 단축시킬 수 있게 됩니다.

맺음말

이상으로 실행 시스템의 계층 구조 중 오늘은 비전과 목표에 대해서 살펴보았습니다. 아울러 이를 OneNote와 Outlook이란 도구에서 어떻게 적용 할 수 있는지도 보여드렸습니다. 마침 이 글을 작성하는 오늘이 금요일인데요, 이번 주말에 방해 받지 않은 시간과 공간을 확보하여 좋은 차와 좋은 음악 마주하면서 여러분의 비전과 목표를 재점검해 보는 시간을 가져보는 것은 어떠실지요? 오늘도 끝까지 읽어주셔서 감사합니다.

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[실습과정] Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기 (3기)

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