카페에서 주간회의를… 다섯번째 이야기(일정 변경 및 월간회의편)

오피스튜터가 사무실을 구름위로 올린지 벌써 5주차가 되었습니다. 이제 한 달이 경과한 만큼 벌써 월간회의를 하는 날이 돌아왔습니다. 오늘은 최근 저희 아지트가 된 코코브루니의 브런치 메뉴와 월간회의 모습을 소개해 드리도록 하겠습니다.

당초 주간회의를 오후 2시로 잡았습니다만 이희진 이사가 오늘 오후에 갑자기 강의가 잡혀서 예정 보다 이른 시간인 11시에 만나서 브런치를 먹으면서 회의를 하는 것으로 일정 조정이 필요하게 되었습니다.

통상 이렇게 약속 시간이 변경되면 일일히 전화를 걸거나 메신저나 메일을 보내서 일정을 조율하게 됩니다. 그렇지만 Outlook을 사용할 경우에는 이 과정을 매우 쉽게 처리할 수 있습니다.

Outlook 에서 미리 잡아놓은 [약속]을 다시 열어서 시간만 변경한 후 [업데이트 보내기]를 누르면 메일 형태로 새로운 시간이 모임 참석자 전원에게 보내지게 됩니다.

이 부분은 꼭 PC에 설치된 Outlook이 아니더라도 Exchange 와 동기화된 Windows폰, iPhone 또는 Android 폰이라면 각 스마트 폰의 일정 앱과 동기화가 되어 있기 때문에 해당 일정(Calendar) 앱에서 수정을 해도 모든 참석자들에게 변경사항이 통보됩니다. 아래 화면은 제 갤럭시 노트의 S플래너에서 일정을 수정하는 모습입니다.

메일을 받은 참가자들은 변경된 요청을 확인한 후 메일 상단에서 [수락] 단추를 누르게 되면 모임 이끌이에게 다시 “수락됨” 이란 제목으로 회신이 오게 되어 간단히 모임 시간 변경 작업을 할 수 있게 됩니다. 이 부분도 앞서 말씀 드린 것처럼 각자의 스마트폰에서도 [메일]에서 응답을 처리할 수 있습니다.

따라서 여러분의 메일 시스템을 Exchange와 같은 협업 솔루션으로 변경하게 되면 메일 뿐만 아니라 일정에 대한 공유를 통해 매우 신속하게 일정을 관리할 수 있게 됩니다.

만약 모임에 참석하는 사람이 많거나 이를 한 번에 보고 싶다면 해당 모임의 [모임]-[응답 추적]을 눌러서 전체 참석자들의 응답 상태를 한 번에 파악할 수 있습니다.

이렇게 지난 토요일 오전에 일정 변경을 성공적으로 마무리한 후 미팅 장소로 향했습니다. 오늘은 이팀장이 1등으로 한시간이나 먼저와서 작업을 하고 있었고 제가 2등으로 도착했습니다.

49일간의 기나긴 장마가 끝나고 오늘부터는 폭염이 쏟아지네요. 그리고 국지성 폭우도 자주 온다고 하더니 역시 폭우가 쏟아집니다. 다행이도 카페에 들어서자마자 비가 쏟아지기 시작했습니다.

시간이 되어 다들 도착을 한 후 노트북을 셋팅하고 브런치를 주문했습니다. 브런치 메뉴 참고하시라고 사진도 함께 올립니다.

통상 식사 마치고 이동해서 커피를 마시기도 합니다만 언제 쏟아질 지 모르는 폭우를 감안한다면 한 곳에서 식사와 차를 모두 해결하는 것도 오늘같은 날씨 상황에서는 좋은 옵션인 것 같습니다. 브런치 메뉴로는 아스파라거스 오믈렛과 새우 아보카도 오믈렛, 그리고 코코 베네딕트를 시켰습니다.

남의 떡이 더 커보인다고… 이팀장이 주문한 코코 베네딕트가 더 맛있어 보이네요 ^^

자리도 넓어서 노트북을 치우지 않고도 편하게 식사가 가능했습니다.

식사를 마친 후 차를 마시면서 잠시 담소를 나눈 다음, 지난주 후기에서 소개를 해드린 것처럼 Office365의 Lync Online을 이용해서 서로의 화면을 공유한 다음 회의를 시작하였습니다. (화면 공유와 관련한 후기는 http://officetutor365.com/fourth-meeting/ 를 참고하세요.)

이제 오피스튜터의 월간회의 모습을 소개드리도록 하겠습니다. 작년까지는 월간회의시 미리 만들어놓은 파워포인트 템플릿에 월간 실적을 작성하여 SharePoint에 올려놓고 이를 함께 보는 형태를 취했습니다.

문서를 작업하면서 한 달을 정리해보는 장점이 있기는 하지만 매번 이를 취합하여 실적값을 복사하여 붙여넣기 하다보니 시간도 많이 소요될 뿐 아니라 수치가 잘 못 붙여넣기가 되어 오류도 발생하게 되는 등 비효율적이란 점에 다들 공감을 하게 되었습니다.

그래서 올해 초부터는 Office 문서 형태의 보고서를 가급적 줄이는 방향을 목표로 하여 2월까지만 파워포인트 보고서를 작성하고 1월부터 Dynamics CRM의 보고서와 병행하는 형태로 회의 포맷을 바꾸는 것으로 하였습니다. 2달간의 데이터 검증 및 보고서 포맷 보완 작업을 거쳐 3월부터는 아예 CRM으로만 보고를 하는 것으로 정했습니다.

처음에는 제목 규칙 및 영업 단계별 상태를 변경해야 하는 부분이 익숙치 않아서 원하는 형태로 결과 보고서가 나오지 않은 부분이 있었습니다. 그렇지만 지속적으로 입력한 값과 결과를 검증하는 작업을 통해서 이제 월간회의라 하더라도 별도의 문서는 작업하지 않고 CRM화면만 공유해서 회의를 마무리하게 되었습니다. 따라서 회의 자료 준비 시간 및 보고 시간에 대한 단축 효과 뿐만 아니라 언제 어디서든, 그리고 팀원 모두 회사의 현황을 한 눈에 파악할 수 있는 잇점을 얻게 되었습니다.

이렇게 회의를 마무리하고 그 사이 비도 그쳐서 다시 맑아 졌네요. 각자 밀린 업무 마무리하고 이제 삼청동 주변의 새로운 아지트 물색하러 나가보려고 합니다. 오늘도 끝까지 읽어 주셔서 감사합니다. 즐거운 하루 되세요.