GTD 워크플로우 Part 1 – 실행 가능한가?

안녕하세요. 오피스튜터의 전경수입니다. 지난 시간에는 실행 시스템의 계층 구조 중 하위 단계를 살펴보면서 GTD가 하위 단계를 처리하는 데 있어서 탁월하다고 말씀을 드렸습니다. 지난 시간에 설명 드린 내용은 http://officetutor365.com/introducing-gtd/ 에서 살펴보실 수 있습니다.

오늘부터는 본격적으로 GTD 워크플로우를 소개해 드리도록 하겠습니다. GTD가 책으로 출간된지 벌써 10년이 넘었지만 아직까지 국내에서 많은 사용자층을 확보하지 못한 것은 아래 그림처럼 처음 접했을 때 복잡하고 실천하기 어렵다는 선입관이 작용했기 때문이 아닐까 합니다.

그렇지만 전체를 한 부분, 한 부분 분해해서 살펴보면 복잡함이 사라질테니 너무 염려하지는 마세요. 일단 저는 GTD 워크플로우를 아래와 같이 세 단계로 구분하여 제 과정을 수강하시는 분들께 전달을 하고 있습니다.

아침에 출근을 해서 여러분이 가장 먼저 하는 일은 대부분 밤새 도착한 이메일을 살펴보는 일일 것입니다. 그렇다면 Outlook(이메일)이 주요 수집함 중 하나가 될 터인데요. 이제 쌓여진 메일을 가장 위에서 부터, 즉 가장 최근에 도착한 메일부터 열어봅니다. 해당 메일을 연 다음 읽으셨다고 그냥 닫으면 안됩니다. GTD에서는 일단 열었으면 반드시 어떤 곳으로 보내든 수집함에 그대로 두지 말고 처리를 해야 한다고 강조하고 있습니다.

통상 웹메일을 사용하시는 경우는 메일을 열고 내용을 살펴본 다음, 브라우저의 [뒤로] 단추를 사용하여 다시 목록을 살펴보는 패턴을 반복하게 되는데요. 이렇게 되면 수집함이 처리되지 않고 계속 쌓이게 되는 결과를 초래하게 됩니다. 물론 검색 기능이 이런 부분을 상쇄시켜 준다고 생각하시겠지만 메일이 많이 쌓일 수록 검색 결과로 보여지는 정보도 많아져서 결국엔 최초 정리 정돈에 드는 시간보다 추후 검색을 해서 찾아내는 시간이 더 늘어나게 됩니다.

따라서 이메일이든 여러분의 책상에 쌓인 서류든 반드시 특정 시간까지는 처리 및 정리 정돈이 되어야 시야도 깔끔해지고 여러분의 머리도 말끔하게 됩니다. 그래서 웹메일 보단 Outlook과 같은 전문 프로그램을 사용하는 것이 정리 정돈 속도 면에서 월등하며 특히 오프라인 환경에서도 사용이 가능하기 때문에 여러분의 업무가 이메일을 기반으로 주로 처리가 된다면 반드시 시간과 비용을 투자하여 Outlook을 설치하고 학습하시기를 권장합니다. 투자한 시간과 비용은 추후 생산성 향상으로 인해 결국 훨씬 더 많이 돌려받게 되실 테니까요.

다시 본론으로 돌아와서 이제 첫번째 실행 가능한가? 라는 질문을 마음속으로 던져 봅니다. “실행”이란 표현은 제가 연재 초반에 모든 정보는 “실행”과 “참조”로 구분해서 관리한다는 것을 강조했기 때문에 지금까지 아티클을 쭉 따라오신 분들이라면 매우 익숙한 질문으로 들리실 것입니다.

이 질문을 던지고 난 후 해당 내용이 “실행” 정보로 분류되지 않는 정보라면 아래 그림처럼 오른쪽으로 가게 될 것입니다.

오른쪽에는 세가지 방(폴더)가 있는데요.

• 첫째, 해당 메일의 내용이 스팸이었거나 본인에게 아무 의미도 부여하지 않는 내용이라면 Delete(삭제) 단추를 눌러 바로 휴지통(Trash)으로 보내면 됩니다.
• 둘째, 참조 정보로 보관이 필요하다고 느끼셨다면 추후 참고를 하기 위해 “참조” 폴더로 드래그해서 보내면 됩니다. 만약 여러 프로젝트가 진행 중이라면 “참조” 폴더 안에는 여러 개의 하위 폴더가 생성되어 있을 텐데요. 해당 프로젝트에 관련된 메일인 경우 해당 폴더로 이동시키면 되겠습니다.
• 셋째, 그렇다면 중간에 있는 “보류” 폴더의 용도가 궁금하실 텐데요. 보류 폴더는 “실행”을 할 지, 안 할 지 아직 판단이 안 설 때 가까운 리뷰 시간에 다시 한 번 검토가 필요한 정보를 담아두는 목적으로 사용합니다. 따라서 일단 판단을 유보할 필요가 있다면 이 폴더에 보관해 두었다가 추후 리뷰 시간에 가장 우선적으로 이 폴더부터 다시 처리를 합니다. 이 때 이 정보는 실행이 필요하다면 다시 제자리로 돌려보내서 실행 처리 플로우를 밟거나, 아예 필요없다면 휴지통으로 버리거나, 참조 폴더로 이동하게 됩니다.

아마 여러분들도 여러가지 정보를 분류하다보면 이렇게 판단이 애매할 때가 있게 될 텐데요. 이 때 “보류”란 폴더의 개념을 도입하여 잠시 유보를 하지만 언제든 신속히 다시 꺼내볼 수 있는 버퍼 역할을 하는 공간을 확보해 두시면 일을 처리하는데 도움이 될 것입니다.

그래서 이 기준을 이용해서 저는 제 이메일 사서함의 폴더 구조를 아래 그림처럼 Outlook의 폴더로 생성하여 관리하고 있습니다.

오늘은 이렇게 “실행 가능한가?” 라는 질문에 근거하여 실행이 아닌 경우의 처리 부분 및 Outlook 적용 부분을 살펴보았습니다. 이제 산술적으로 따진다면 GTD의 1/3은 마친 셈입니다. 별로 어렵지 않으시죠? 다음에는 “다음 행동이 무엇인가?”란 질문에 대한 처리 방법을 소개해드리겠습니다. 그럼 즐거운 하루 되세요.

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[실습과정] Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기 (3기)

제가 강의하는 Outlook과 OneNote로 GTD 업무 프로세스 마스터하기(3기) 1일 실습 과정이 11/16(토)에 열립니다. 관심있는 분들의 많은 참여를 바랍니다.

• 일시: 2013.11.16(토) 9시30분-5시30분
• 장소: 토즈 강남점 (강남역 10번 출구)
• 교육비: 16만5천원 (VAT 포함, 점심 제공)
• 자세히 보기: http://onoffmix.com/event/20416