어떻게 카페에서 회의를 진행할까요? 첫 후기 올려드립니다.

지난주에 오피스튜터 사무실 이전 소식을 알려드렸는데요. 오늘은 오피스튜터가 사무실 없이 어떻게 스마트워크를 진행하는지 공개해드리도록 하겠습니다.

월요일 아침, 사무실 주소를 광화문으로 옮기고 가상 오피스가 시작된 첫 주를 경복궁역 부근에 있는 JK Coffee에서 맞았습니다. 주간회의 겸 브레인스토밍 회의는 11시부터 Café 고희에서 브런치 먹으면서 진행할 계획이었습니다. 현재시간 9시, 2시간 정도 일찍 도착한 터라 경복궁역 나와서 미팅 자료 리뷰도 할 겸, 약속 장소 가는 방향에 있는 JK Coffee 에 먼저 들렸습니다.

아침이라 사람이 거의 없고 다시 장마가 북상한지라 날도 매우 흐렸습니다. 대략 3층의 모습은 이렇습니다. 벽면이 전면 유리라서 인왕산도 보이고 전망이 매우 좋네요.

약속 시간을 30여분 남긴 시간부터 갑자기 엄청난 비가 내리기 시작했습니다.

그래서 부랴부랴 접근성이 좋은 이 곳으로 장소를 변경하기로 하고 연락을 취했습니다. 저는 먼저 와서 괜찮았지만 다른 분들은 완전히 젖은 채로 참석을 하게 되었네요. 아무튼 자리에 앉아서 노트북과 인터넷 셋팅을 완료했습니다.

금강산도 식후경이라 샌드위치를 종류별로 주문했습니다. 원래 가려고 했던 브런치 카페였다면 훨씬 식탁이 풍성했을 터인데 마구 퍼붓는 비로 인해 다음을 기약하기로 했습니다.

식사를 마친 후 본격적인 주간 회의를 시작했습니다. 오피스튜터는 모든 직원이 Outlook의 일정을 오픈하여 공유하고 있습니다. Office 365의 구성 요소인 Exchange Online 기반으로 Outlook 을 구성하여 사용하고 있기 때문입니다. 첫 시간은 각자 돌아가면서 자신의 지난주, 이번주 일정을 간단히 설명합니다. 빔 프로젝터나 공용 모니터가 없더라도 각자의 Outlook에서 상대방의 일정이 보이므로 꼭 회의 자리가 아니더라도 언제든지 전체 팀원의 일정을 서로 파악할 수 있습니다.

일정 리뷰를 마친 뒤에는 Dynamics CRM에 올려둔 진행 중인 영업 기회와 월별 성공 영업 기회를 띄워서 현재 진행되고 있는 영업/매출 실적을 공유합니다.

이제 브레인 스토밍으로 넘어갑니다. 브레인 스토밍의 경우에는 미리 Office 365의 구성 요소 중하나인 SharePoint Online의 문서 라이브러리에 올려놓은 OneNote 공유 전자 필기장을 각자의 OneNote와 동기화하여 작성을 하게 됩니다.

아래 그림은 제 노트북에 공유된 권은정 팀장의 OneNote 페이지를 살짝 찍은 것입니다. 회의 전에 미리 아젠다가 작성되었고, 미팅 참석 전에 공유된 노트를 리뷰하고 내용을 파악하였기 때문에 회의 시간 중에는 보다 많은 시간을 브레인스토밍에 할애할 수 있습니다. 회의 중에 논의된 내용도 바로 이 필기장에 입력을 합니다. 따라서 회의 후 별도의 정리가 필요치 않고 다음 열릴 미팅에도 본 필기장을 리뷰하여 논의된 내용을 계속 이어갈 수 있습니다.

스마크위크를 위한 도구와 회의 방법이 생각보다 간단하죠? 오늘은 기상 악화 관계로 변경된 장소에서 첫 회의를 진행했지만, 전화위복이라고 오히려 장시간 아늑한 분위기에서 회의 잘 마무리했습니다. 마지막으로 인증샷 올려드립니다. 오피스튜터 스마트위킹 첫 후기 끝까지 읽어주셔서 감사합니다. 그럼 다음주 후기 기대해주세요. ^^